Access數據庫轉Excel工作簿

 　　學校希望將本校校友錄中收集的校友電子郵件地址以Excel文件的形式提交上去，以方便群發邀請各位校友參加八十周年校慶。學校校友錄數據庫是Access的MDB格式，其中包含多個表，校友地址在單獨的一個“Student”表中。這實際上就是要將Access表轉換為Excel工作表的形式。

　　下面我們介紹兩種不同的方法完成Access數據庫與Excel工作簿轉換的工作。

　　一、在Access數據庫中直接導出

　　用Access打開校友錄的數據庫文件，選中包含校友信息的“student”表，然后單擊鼠標右鍵并選擇“導出”命令(如圖1)。

　　在打開的對話框中將“保存類型”改成“Microsoft Excel 97-2003 (*.XLS)，然后輸入文件名稱，單擊“導出”按鈕，稍后就得到了一個標準的Excel工作簿文件。

　　注意：在Access程序中還可以輕松將數據庫表導出為VF的DBF文件、Paradox的數據庫文件、文本文件等多種格式以供調用。

　　用Excel打開導出得到的文件，將不需要的列刪除，只保留姓名和E-mail地址所在的兩列(如圖2)，隨后保存，最后將此文件上傳給領導審閱即可。

　　二、用AccessToExcel來幫忙

　　如果對Access數據庫操作不熟悉，沒關系，可以使用AccessToExcel這款免費軟件來幫忙。AccessToExcel，顧名思義，就是將Access數據庫轉換為Excel工作簿。

　　安裝并運行Access ToExcel，單擊窗口左上角“導出Access數據庫文件”左邊的Access圖標，在打開的對話框中選擇要轉換的MDB文件，打開該數據庫文件。

　　提醒：該軟件附帶提供獲取Access數據庫密碼的功能，但算法不夠全面，如果不能獲取要打開的數據庫密碼會彈出提示，請在“Access數據庫密碼”下手動輸入。

　　單擊右側“數據庫操作”標簽下的“獲取數據庫”按鈕，稍后將在“數據表名稱列表”下顯示該數據庫中各表的名稱(如圖3)。

　　從列表中選中要轉換的那個表，單擊“獲取字段列表”按鈕，在窗口左下方便列出了表中的各字段，去除不需要的字段前的對勾，然后點擊“瀏覽數據”按鈕，可檢驗是否為最終需要的項目(如圖4)。

　　切換到“導出數據”標簽下，單擊“選擇導出文件”按鈕，輸入最終要導出的EXCEL文件名。

　　單擊“導出”按鈕，在窗口下方會顯示導出進度，完成后在彈出的對話框中點擊“是”立即保存。這樣便得到了需要的Excel文件。

　　用Excel打開導出的文件，可發現其中只有選中的字段。和直接導出相比，使用AceeToExcel導出的表前部會增加一個標題，如果不需要可在Excel中將其去掉。