運用Access完成學校課程表的科學管理

　　教務處管理全校課程表的方法十分簡陋，使用一塊掛在墻上的大木牌子來進行管理，我認為它存在許多缺點，首先，對管理者來說，使用起來很不方便;其次，如果遇到為代課老師調課或更換課程表就更麻煩。為了提高校務管理水平，筆者用Access數據庫軟件提供的強大功能，實現了學校課程表的有效管理。

　　建立數據庫

　　1、選擇文件菜單中“新建”命令，在彈出的“新建”對話框中選中“常用”選項卡中的“空數據庫”后，單擊[確定]按鈕。

　　2、在接下來的對話框中輸入數據庫名“學校管理”，按[確定]，即進入數據庫對象窗口。

　　創建表結構

　　1、“總課程表”的建立

　　(1)在“表”對象中單擊[新建]按鈕，調出“新建表”對話框，選擇“設計視圖”，單擊[確定]即進入表結構設計視圖窗口。

　　(2)在“字段名稱”列中輸入字段名：班級、節次、星期、課程、教師，對應的數據類型為：文本、數字、文本、文本、文本，(“主關鍵字”可以不要)。

　　(3)關閉，并保存表設計，表名稱為“總課程表”(如圖1)。

　　2、添加記錄

　　(1)打開“總課程表”，向表中輸入數據。

　　(2)保存數據文件后如圖2所示。

　　創建交叉表查詢

　　現在我們需要查看各個班級的課程表及對應課程的代課教師，這個問題可用交叉表查詢的方法。

　　1、打開“新建查詢”窗口，選擇“交叉表向導”后，單擊[確定]。

　　2、在彈出的“交叉表查詢向導”對話框中，選中“表單”選鈕，在列表中選擇剛建立的“總課程表”，單擊[下一步]按鈕。

　　3、在接下來的對話框中選擇“可用字段”列表中的“班級”、“節次”字段，加入到“選定字段”作為交叉表的行標題。

　　4、單擊[下一步]，在列標題選擇對話框中，選擇“星期”字段作為列標題，然后，單擊[下一步]按鈕。

　　5、行標題和列標題確立下來以后，那兩者交叉處的數據自然就應該是當天對應節次的課程，所以在接下來的對話框中，選擇“課程”字段，并在“函數”列表中選擇“第一項”，作為行標題與列標題的交叉值。

　　6、單擊[下一步]按鈕，在出現的對話框中輸入查詢名稱“班級課程表”，單擊[完成](如圖3)。

　　7、同樣，“教師代課表”重復1~4步，第5步將“課程”字段改成“教師”字段即可。

　　創建窗體

　　1、打開“新建窗體”對話框，選擇“數據透視向導”與“總課程表”，單擊[確定]進入“數據透視向導窗口”。

　　2、單擊[下一步]按鈕，在“可用字段”列表中將“班級”、“節次”、“星期”、“課程”、“教師”字段加入到右邊的列表中，單擊[下一步]。

　　3、然后，在繼續彈出的“數據透視表向導”對話框中，將右側的“班級”、“節次”字段條拖至表格布局圖的行區，將“星期”字段條拖至表格布局圖的列區，將“課程”、“教師”字段條拖至表格布局圖的數據區。

　　4、單擊[下一步]，再單擊[完成]”，最后，保存窗體，名為“課程表窗體”(如圖4)。

　　最后，談一談“課程表窗體”的功能和使用方法，首先，我們通過此窗體可以方便地查看“班級課程表”、“教師代課表”及“某個老師一周代課情況表”，或“某個班某門課一周分布情況表”等等，這里僅舉了幾個典型的例子，讀者還可以根據自己的需要進行查看。其次，我們了解一下窗體的使用方法，在窗體中每個字段的右側都有一個下拉式按鈕，列出了該字段所有的值，我們可以選擇需要的值，從而生成不同的表冊，另外，行區或列區中各記錄旁的加減號，表示顯示或隱藏下一級記錄的內容，使用它也可以查看不同的表冊。