Excel 2010數(shù)據有效果性設置

 　　Excel強大的制表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格數(shù)據錄入過程中難免會出錯，一不小心就會錄入一些錯誤的數(shù)據，比如重復的身份證號碼，超出范圍的無效數(shù)據等。其實，只要合理設置數(shù)據有效性規(guī)則，就可以避免錯誤。下面咱們通過兩個實例，體驗Excel 2010數(shù)據有效性的妙用

　　實例一：拒絕錄入重復數(shù)據

　　身份證號碼、工作證編號等個人ID都是唯一的，不允許重復，如果在Excel錄入重復的ID，就會給信息管理帶來不便，我們可以通過設置Excel 2010的數(shù)據有效性，拒絕錄入重復數(shù)據。

　　運行Excel 2010，切換到“數(shù)據”功能區(qū)，選中需要錄入數(shù)據的列(如：A列)，單擊數(shù)據有效性按鈕，彈出“數(shù)據有效性”窗口。

　　圖1　數(shù)據有效性窗口

　　切換到“設置”選項卡，打下“允許”下拉框，選擇“自定義”，在“公式”欄中輸入“=countif(a:a,a1)=1”(不含雙引號，在英文半角狀態(tài)下輸入)。

　　圖2　設置數(shù)據有效性條件

　　切換到“出錯警告”選項卡，選擇出錯出錯警告信息的樣式，填寫標題和錯誤信息，最后單擊“確定”按鈕，完成數(shù)據有效性設置。

　　圖3　設置出錯警告信息

　　這樣，在A列中輸入身份證等信息，當輸入的信息重復時，Excel立刻彈出錯誤警告，提示我們輸入有誤。

　　圖4　彈出錯誤警告

　　這時，只要單擊“否”，關閉提示消息框，重新輸入正確的數(shù)據，就可以避免錄入重復的數(shù)據。

　　實例二：快速揪出無效數(shù)據

　　用Excel處理數(shù)據，有些數(shù)據是有范圍限制的，比如以百分制記分的考試成績必須是0—100之間的某個數(shù)據，錄入此范圍之外的數(shù)據就是無效數(shù)據，如果采用人工審核的方法，要從浩瀚的數(shù)據中找到無效數(shù)據是件麻煩事，我們可以用Excel 2010的數(shù)據有效性，快速揪出表格中的無效數(shù)據。

　　用Excel 2010打開一份需要進行審核的Excel表格，選中需要審核的區(qū)域，切換到“數(shù)據”功能區(qū)，單擊數(shù)據有效性按鈕，彈出數(shù)據有效性窗口，切換到“設置”選項卡，打開“允許”下拉框，選擇“小數(shù)”，打開“數(shù)據”下拉框，選擇“介于”，最小值設為0，最大值設為100，單擊“確定”按鈕(如圖5)。

　　圖5　設置數(shù)據有效性規(guī)則

　　設置好數(shù)據有效性規(guī)則后，單擊“數(shù)據”功能區(qū)，數(shù)據有效性按鈕右側的“▼”，從下拉菜單中選擇“圈釋無效數(shù)據”，表格中所有無效數(shù)據被一個紅色的橢圓形圈釋出來，錯誤數(shù)據一目了然。

　　圖6　圈釋無效數(shù)據

　　以上我們通過兩個實例講解了Excel 2010數(shù)據有效性的妙用。其實，這只是冰山一角，數(shù)據有效性的還有很多其它方面的應用，有待大家在實際使用過程中去發(fā)掘。