如何運用Office 365 Teams進行完整的在線會議生命周期管理

Office 365 Teams是當(dāng)前最熱門的企業(yè)應(yīng)用。作為團隊協(xié)同工作的入口，我們可以利用它連接起企業(yè)里的每一位同事，快速的找到溝通記錄與文檔，實現(xiàn)文檔協(xié)同編輯。特別是在線會議功能方面，Teams不僅提了穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)保障，而且可以將會前、會中、會后三個階段所有信息記錄下來，方便隨時查看，提供了高質(zhì)量的會議保障，增強了團隊會議決策的執(zhí)行能力。

1. 會前準(zhǔn)備

一次成功的在線會議，一定是要做好充足的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括：邀請與會者協(xié)調(diào)他的時間、告知會議議程、發(fā)放相關(guān)資料、收集與會者相關(guān)問題。特別是在線會議，因為與面對面溝通方式不同，所以應(yīng)盡早讓與會者關(guān)注到會議內(nèi)容，以便能達到會議溝通效果。Teams可以在下面幾方面幫忙更好的完成。

· 通知所有人

在發(fā)送 Teams 會議邀請時共享會議議程，并在會議之前與與會者聊天。

· 邀請外部來賓加入

與擁有有效企業(yè)或個人電子郵件地址的任何人安排 Teams 會議。他們只需點擊電子郵件鏈接即可立即在 Web 瀏覽器上加入會議，而無需下載 Teams 或任何插件。

2. 會議期間

· 使用 Microsoft Teams 會議室快速開始會議

點擊一下可按時開始會議、體驗豐富的高清音頻和視頻，還可與會議室中的人員和遠(yuǎn)程參與者輕松共享內(nèi)容。

· 打開視頻使會議更具個性

加入時預(yù)設(shè)視頻和音頻。打開視頻以更好地吸引遠(yuǎn)程與會者的注意力。使用智能的背景模糊技術(shù)幫助集中注意力并最大程度地減少干擾。

· 錄制會議

通過錄制 Teams 會議捕獲音頻、視頻和屏幕共享活動。自動聽錄使你可以回放會議并在聽錄文本中搜索重要的討論項目。

· 共享觸手可及的內(nèi)容并進行協(xié)作

通過與 Microsoft 365 無縫集成，可以在會議期間共享內(nèi)容并輕松協(xié)作。

3. 會后跟蹤

通常，會議的目的是根據(jù)會議決定安排后續(xù)工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人要對后續(xù)工作進行的進展情況及時跟蹤，對于工作內(nèi)容進行溝通討論，并與當(dāng)時的會議安排進行核對，獲得每項工作、每個階段的績效信息。通過Teams的下面各個應(yīng)用我們可以獲得完美解決。

· 添加Planner應(yīng)用安排工作任務(wù)

應(yīng)用可讓你在團隊中實現(xiàn)更多功能。 考慮你的組織已使用的工具、文件和儀表板。在團隊頻道選項卡上，團隊成員可以隨時添加這些應(yīng)用

Planner是Office 365在線任務(wù)計劃跟蹤應(yīng)用，與Teams整合后，可以輕松實現(xiàn)團隊任務(wù)分配與跟蹤管理。

· 分享會議錄音和記錄

通過將會議錄音和記錄上傳到同一 Teams 會議線程以保持一個記錄位置來保持井然有序。

· 同與會者聊天

通過 Teams 聊天進行跟進，并通過上下文關(guān)聯(lián)保留以后的更新。

Teams以團隊協(xié)作作為出發(fā)點，提供了完整的在線會議解決方案。我們可以獲取高質(zhì)量的音頻、視頻和屏幕共享，以及與 Microsoft 365 相同的安全性和合規(guī)性，最終，將會議成果落實到位。