如何運(yùn)用Office 365 Teams進(jìn)行完整的在線會(huì)議生命周期管理

Office 365 Teams是當(dāng)前最熱門的企業(yè)應(yīng)用。作為團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的入口，我們可以利用它連接起企業(yè)里的每一位同事，快速的找到溝通記錄與文檔，實(shí)現(xiàn)文檔協(xié)同編輯。特別是在線會(huì)議功能方面，Teams不僅提了穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)保障，而且可以將會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段所有信息記錄下來，方便隨時(shí)查看，提供了高質(zhì)量的會(huì)議保障，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行能力。

1. 會(huì)前準(zhǔn)備

一次成功的在線會(huì)議，一定是要做好充足的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括：邀請(qǐng)與會(huì)者協(xié)調(diào)他的時(shí)間、告知會(huì)議議程、發(fā)放相關(guān)資料、收集與會(huì)者相關(guān)問題。特別是在線會(huì)議，因?yàn)榕c面對(duì)面溝通方式不同，所以應(yīng)盡早讓與會(huì)者關(guān)注到會(huì)議內(nèi)容，以便能達(dá)到會(huì)議溝通效果。Teams可以在下面幾方面幫忙更好的完成。

· 通知所有人

在發(fā)送 Teams 會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)共享會(huì)議議程，并在會(huì)議之前與與會(huì)者聊天。

· 邀請(qǐng)外部來賓加入

與擁有有效企業(yè)或個(gè)人電子郵件地址的任何人安排 Teams 會(huì)議。他們只需點(diǎn)擊電子郵件鏈接即可立即在 Web 瀏覽器上加入會(huì)議，而無需下載 Teams 或任何插件。

2. 會(huì)議期間

· 使用 Microsoft Teams 會(huì)議室快速開始會(huì)議

點(diǎn)擊一下可按時(shí)開始會(huì)議、體驗(yàn)豐富的高清音頻和視頻，還可與會(huì)議室中的人員和遠(yuǎn)程參與者輕松共享內(nèi)容。

· 打開視頻使會(huì)議更具個(gè)性

加入時(shí)預(yù)設(shè)視頻和音頻。打開視頻以更好地吸引遠(yuǎn)程與會(huì)者的注意力。使用智能的背景模糊技術(shù)幫助集中注意力并最大程度地減少干擾。

· 錄制會(huì)議

通過錄制 Teams 會(huì)議捕獲音頻、視頻和屏幕共享活動(dòng)。自動(dòng)聽錄使你可以回放會(huì)議并在聽錄文本中搜索重要的討論項(xiàng)目。

· 共享觸手可及的內(nèi)容并進(jìn)行協(xié)作

通過與 Microsoft 365 無縫集成，可以在會(huì)議期間共享內(nèi)容并輕松協(xié)作。

3. 會(huì)后跟蹤

通常，會(huì)議的目的是根據(jù)會(huì)議決定安排后續(xù)工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行的進(jìn)展情況及時(shí)跟蹤，對(duì)于工作內(nèi)容進(jìn)行溝通討論，并與當(dāng)時(shí)的會(huì)議安排進(jìn)行核對(duì)，獲得每項(xiàng)工作、每個(gè)階段的績(jī)效信息。通過Teams的下面各個(gè)應(yīng)用我們可以獲得完美解決。

· 添加Planner應(yīng)用安排工作任務(wù)

應(yīng)用可讓你在團(tuán)隊(duì)中實(shí)現(xiàn)更多功能。 考慮你的組織已使用的工具、文件和儀表板。在團(tuán)隊(duì)頻道選項(xiàng)卡上，團(tuán)隊(duì)成員可以隨時(shí)添加這些應(yīng)用

Planner是Office 365在線任務(wù)計(jì)劃跟蹤應(yīng)用，與Teams整合后，可以輕松實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)任務(wù)分配與跟蹤管理。

· 分享會(huì)議錄音和記錄

通過將會(huì)議錄音和記錄上傳到同一 Teams 會(huì)議線程以保持一個(gè)記錄位置來保持井然有序。

· 同與會(huì)者聊天

通過 Teams 聊天進(jìn)行跟進(jìn)，并通過上下文關(guān)聯(lián)保留以后的更新。

Teams以團(tuán)隊(duì)協(xié)作作為出發(fā)點(diǎn)，提供了完整的在線會(huì)議解決方案。我們可以獲取高質(zhì)量的音頻、視頻和屏幕共享，以及與 Microsoft 365 相同的安全性和合規(guī)性，最終，將會(huì)議成果落實(shí)到位。