如果某個高校在招生時只面向有限的幾個省市，那么在建立學生報表時，這幾個省市的出現(xiàn)概率肯定很高，如圖5-29所示。

用戶除了使用“復制”和“粘貼”命令外，只能手工輸入了。接下來使用數(shù)據(jù)有效性制作下拉列表框，讓用戶在輸入時，從下拉列表框中選擇即可，這樣既提高了數(shù)據(jù)的輸入速度，還保證了輸入數(shù)據(jù)的準確性。

制作數(shù)據(jù)有效性下拉列表框的具體操作步驟如下。

STEP01：打開“完善學生籍貫.xlsx”工作簿，選擇E2:E22單元格區(qū)域，切換至“數(shù)據(jù)”選項卡，在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”下三角按鈕，在展開的下拉列表中選擇“數(shù)據(jù)驗證”選項，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，如圖5-30所示。

圖5-29　目標數(shù)據(jù)

圖5-30　選擇“數(shù)據(jù)驗證”選項

STEP02：打開的“數(shù)據(jù)驗證”對話框如圖5-31所示。單擊“允許”選擇框右側的下拉按鈕，在展開的下拉列表中選擇“序列”選項。

圖5-31　選擇序列選項

STEP03：在“來源”文本框中輸入數(shù)據(jù)來源為“山東,北京,黑龍江,河北,江蘇,安徽”，然后單擊“確定”按鈕返回工作表，如圖5-32所示。輸入數(shù)據(jù)來源時，一定要用英文逗號隔開。

STEP04：選擇E2單元格，單擊單元格右側的控件按鈕，在展開的下拉列表中選擇相應的省份即可，如圖5-33所示。

圖5-32　輸入數(shù)據(jù)來源

圖5-33　使用下拉列表框