excel BI儀表板：構成

將正確的數據使用多個圖表展示出來，然后像“堆砌”磚塊一樣放置在一起的圖表集合不能稱為儀表板，這類應用幾乎沒有實用性，更像是一個圖形垃圾堆。

行動前了解清楚自己的目標，并以此來著手準備數據是成功的一半。在搞清楚應該需要些什么部件，并且這些部件該如何進行布局前，采用何種形式、如何讓其易于理解則是貫穿其中的要點。

從檢視使用者需求和習慣入手，在第一時間，簡單直接地提供有價值的信息，這是儀表板的基礎。人們喜歡有條理的表達，將信息歸類并建立層級關系是儀表板的筋脈所在。

每個儀表部件不應該是孤立的信息孤島，不同部件間應該存在必要的相互關系，通過交互的方式，在部件間建立彼此的聯系，更利于信息的整合，使訴求信息的表達更完整。

不同的儀表板，表達信息的方式方法，側重點各不相同。把握好表達的技巧會使表達變得流暢，并使表達更加有力。

多個有機整合在一起的圖表，整體應該有一個核心訴求，圍繞該訴求來構建信息是儀表板制作的前提，并且需要剔除掉不必要的冗余信息，集中顯示重點信息，勿使輔助信息和附加內容成為信息噪音。目的只有一個：提供最直接且有價值的信息用來輔助行動，而不僅僅是用來展示一堆數據。

BI與儀表板

在企業銷售、財務、市場、制造、人事等諸多管理環節中，我們都會有意或是無意使用到多個交互式圖表集合的報表，其實這些圖表都可歸屬到儀表板的范疇。此類儀表板大多為企業的日常決策、警戒、分析服務，使用者往往具有決策權。所以需要設計與用戶層次和知識水平匹配的儀表盤。同時應該具有側重點，針對用戶角色，也可能需要針對業務邏輯來設定預警提示。

名詞解釋：

■　商業智能（Business Intelligence，BI）

將企業中現有的數據轉化為知識，幫助企業做出明智商業經營決策的一組工具集合。其前端展示多借用圖解可視化的儀表板來展示數據當前狀態，注重數據的時效性。

■　儀表板（Dashboard）

最初來自監視當前數據狀態的各類物理儀表面板，最為典型的應用是汽車和飛機的儀表面板，如圖15.1-1所示。當前，儀表板已經成為一種綜合信息展示手段，其概念已經被廣泛應用到各領域的決策、分析與事務之中，如圖15.1-2所示。狹義上主要用于展現基于定性的關鍵業績指標KPI，廣義上將多個儀表、圖表、報表等內容整合在一個頁面上進行顯示的都算作儀表板。

圖15.1-1　Dash 8飛機儀表面板

圖15.1-2　一個典型的BI儀表板案例

儀表板旨在幫助我們獲取數據集合的全局視圖，在此基礎上利用查詢和分析、數據挖掘、聯機分析處理OLAP等方法進行分析和處理，將最后成為輔助決策的信息使用圖示化方法來呈現，為管理決策過程提供支持。從這些概念的初始提出，儀表板就和大數據量的分析與處理捆綁在一起，成為一種大數據量的分析處理解決方案，雖然BI儀表板的應用有大量專業軟件可供選擇，其實使用Excel同樣可以完成這樣的應用。

數據集合

數據集的數據必須充足，并提供多維度視角，可供多個不同訴求的圖表所使用。儀表板所展示的數據集可以是來自現有Excel報表和文檔，也可以是借助Excel外部數據工具獲取到的網頁數據，或是像SQL Server這類外部數據庫中的數據，當然也包括其他類型文檔中的數據。

數據評估

多數情況下，我們習慣使用現有數據，直接開始儀表板的制作過程，但我們卻忽略了一個重要內容：到底是儀表板的具體功能重要，還是手頭的數據重要？開始前梳理一下與之相關的以下問題很有價值：

1. 通過儀表板需要讓使用者知道些什么？
2. 展示是針對整個企業范圍，還是局部流程、單一產品或部門？
3. 展示報告的影響是長期還是短期？是宏觀戰略層次還是特定戰術角度的內容？
4. 數據的時間范圍是歷史記錄數據，還是單一時間的快照數據？是偏重實時數據的監控，還是基于當前數據的趨勢預測？
5. 展示界面是使用單一的圖表樣式，還是使用多個不同的圖表樣式？
6. 展示是否僅使用匯總分析信息，還是包括更多細節層次的展示？
7. 是直接明確告知使用者數據的結論，還是由使用者自主去評估數據的狀態？

數據準備

上述問題的答案，需要對原始數據進行必要的整理，這些整理過程可能需要使用到數據透視表，或是使用Microsoft Query（如圖15.1-3所示）來編寫SQL語句代碼。可以是每個圖表關聯一組數據，并置于多個不同的工作表中，也可以是多個圖表關聯一組數據，放在一個工作表中。

圖15.1-3　Excel中的Microsoft Query

收集或創建數據集時，需要把重點聚焦在重要指標上，如性能指標、趨勢和變化。日常被使用到儀表盤的數據大致分為量化的和非量化兩種，可量化的數據大多為水平與垂直比較型數據，非量化的數據則為前10項不良、前5大客戶、待解決的問題與任務等這類信息。制作儀表板前，需要將非量化的數據進行量化處理，比如使用排序序號來處理。

案例

圖15.1-4左側的數據集是某公司2000到2010年間6個主要產品的銷售狀態數據，包括了零售數量、批發數量、網購數量、平均單價4個維度的信息。

圖15.1-4　儀表板案例數據集

該數據集以商業企業銷售活動為例，當SWOT分析中的優勢(Strengths)、劣勢(Weaknesses)、機會(Opportunities)和威脅(Threats)出現變化時，銷售戰略或戰術就可能需要迅速進行相應的調整及改變。本案例中數據范圍限定在該公司6類主要銷售商品上，涉及按月展示的多個年度數據。由于涉及多個數據維度，需要包括水平與垂直的詳盡比較，原始數據為與時間刻度關聯的數據，進行水平比較較為簡單，但是使用垂直比較時，這個數據集則需要進行必要的排布變換，本案例中使用數據透視表來進行數據的變換，變換結果詳見圖15.1-4右側的數據透視表。

注：圖15.1-4中，右側的數據透視表原始數據為左側的數據集，所有字段排布在透視表布局的行中，如圖15.1-5所示。當然，此處亦可使用篩選排序的方法實現。

圖15.1-5　圖15.1-4右側的數據透視表布局

部件

構成儀表板的部件多為圖表，除此之外儀表板還包括數值標記和交互部件。數值標記主要起諸如異常、正常等的定性反饋；交互部件使用在儀表板包含了交互作業的場景中，用來作為數據展示的觸發器。

基本部件

a）基礎圖表：包括柱形與條形圖及其堆積子類型、折線圖、離散圖等。

b）組合類圖表：包括柱－線圖、子彈圖、箱線圖等。

c）變形類圖表：包括地圖、儀表盤等。

d）迷你圖或波形圖：Excel 2010新增功能，如圖15.1-6所示。

圖15.1-6　Excel 2010的迷你圖

知識擴展

推薦迷你圖或波形圖插件

Sparklines for Excel?：一個基于Excel自定義函數和類模塊編寫的插件工具，包含大量圖表類型，功能強大。鏈接地址［注：該地址國內無法直接瀏覽］：

http://sparklines-excel.blogspot.com

e）表格也可視為部件，一般配合篩選和數據標記、迷你圖一起使用。

數據標記

在Excel中，使用條件格式是數據狀態標記的最佳解決方法。Excel 2003的條件格式非常簡陋，但仍然是重要的標記方法。Excel 2007后，則可使用非常豐富的條件格式，尤其是圖標集對于進行當前數據狀態的標記最為方便，如圖15.1-7所示。以下幾類是主要的標記類型：

圖15.1-7　Excel 2007/2010條件格式圖標集

a）警告：使用類似紅綠燈的效果來直觀預警數據狀態。

b）上升／下降：使用箭頭來直觀描述數據的趨勢。

c）開啟／關閉：特定數據的標注，強調超出警戒線的數據。

交互部件

這些部件一般為Excel的工作表控件和窗體控件。如下拉列表、按鈕、復選框等。其目的往往是使用者參與到儀表板的數據展示中，幫助使用者將關注的數據局部進行放大處理，或是將多個細節串聯起來進行判斷。

案例

圖15.1-4的數據集，根據15.1.2節的分析，使用儀表盤和條形圖、折線圖來展示數據。儀表盤用來展示實時數據，并配合使用條件格式來標記數據狀態，如圖15.1-8所示。條形圖用來細化6個產品間的垂直比較，以及用來細化零售數量、批發數量、網購數量3個銷售數量的水平比較；折線圖則用來分別展示零售數量、批發數量、網購數量、平均單價的歷史數據狀態，這兩類基礎圖表如圖15.1-9所示：

圖15.1-8　案例使用的儀表盤

圖15.1-9　案例使用的其他圖表部件