手把手教會(huì)你制作 excel下拉菜單

數(shù)據(jù)錄入的繁瑣，工作效率的低下，甚至數(shù)據(jù)出錯(cuò)率居高不下，分分鐘會(huì)影響自己工作的心情。

那么究竟如何才能提高效率，保證數(shù)據(jù)錄入不會(huì)出錯(cuò)呢？

解決思路

把能夠固定錄入的信息，變?yōu)橄吕�列表的方式，由填表人通過(guò)直接選擇的方式，填寫信息，避免手動(dòng)打字錄入失誤。

解決方法

利用序列，生成下拉列表。

方法一：數(shù)據(jù)驗(yàn)證

可使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證來(lái)限制數(shù)據(jù)類型或用戶輸入單元格的值。數(shù)據(jù)驗(yàn)證的最常見(jiàn)用法之一是創(chuàng)建下拉列表，利用下拉列表限制用戶輸入數(shù)據(jù)的值。

1. 在單元格中創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)區(qū)域

2. 選中索要限制的單元格區(qū)域

3. 單擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡

4. 選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證

5. 在驗(yàn)證條件中的“允許”選擇【序列】

6. 在“來(lái)源”中選擇我們第一步創(chuàng)建的列表數(shù)據(jù)區(qū)域

方法二：快捷鍵序列【alt】+【↓】

在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)區(qū)域中，若已經(jīng)包含了所有的系別，那么我們可以使用快捷鍵的方式錄入數(shù)據(jù)。

1. 選中數(shù)據(jù)區(qū)域下的相鄰單元格，注意一定是要和上方數(shù)據(jù)相鄰的空單元格

2. 使用鍵盤上的【alt】鍵+方向鍵【↓】

3. 系統(tǒng)會(huì)識(shí)別出上方所有數(shù)據(jù)并且生成快捷下拉列表

4. 用鍵盤上的方向鍵上下選擇數(shù)據(jù)并敲擊回車即可 或 使用鼠標(biāo)選擇我們需要填充的數(shù)據(jù)

然而我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，序列只能錄入一列數(shù)據(jù)，若我第二列的數(shù)據(jù)想隨著第一列的變化而能夠錄入不同的數(shù)據(jù)，這要如何操作呢？

這個(gè)時(shí)候，我們可以考慮使用多級(jí)聯(lián)動(dòng)序列來(lái)完成我們的操作。

多級(jí)聯(lián)動(dòng)序列

我們?cè)诰W(wǎng)上填寫個(gè)人信息的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，在地址一欄中，我們先選擇了省份以后，在后面的選項(xiàng)框中會(huì)顯示出對(duì)應(yīng)省份的城市供我們選擇，以此類推下一個(gè)選項(xiàng)框?qū)��?yīng)的是區(qū)。

這種由前一個(gè)選項(xiàng)框決定后一個(gè)選項(xiàng)框內(nèi)容的序列，稱之為多級(jí)聯(lián)動(dòng)序列。

那么在我們Excel中如何實(shí)現(xiàn)這樣的一個(gè)多級(jí)聯(lián)動(dòng)序列呢？

以二級(jí)聯(lián)動(dòng)為例

建立一個(gè)兩級(jí)聯(lián)動(dòng)的列表數(shù)據(jù)區(qū)域

建立一級(jí)下拉列表

1. 在單元格中創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)區(qū)域

2. 選中索要限制的單元格區(qū)域

3. 單擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡

4. 選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證

5. 在驗(yàn)證條件中的“允許”選擇【序列】

6. 在“來(lái)源”中選擇我們第一步創(chuàng)建的列表數(shù)據(jù)的首行

7. 創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)名稱

1. 選中列表數(shù)據(jù)區(qū)域

2. 點(diǎn)擊公式選項(xiàng)卡

3. 選擇【根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建】

4. 只勾選【首行】即可，去掉其他的勾

5. 點(diǎn)擊確定完成名稱的創(chuàng)建

這個(gè)時(shí)候我們可以在“名稱管理器”中看到我們定義的系別，以及每個(gè)系下方對(duì)應(yīng)的專業(yè)。

建立二級(jí)下拉列表

1. 選中專業(yè)下面的單元格

2. 單擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡

3. 選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證

4. 在驗(yàn)證條件中的“允許”選擇【序列】

5. 在“來(lái)源”中輸入公式=INDIRECT()

6. 在括號(hào)中選擇左側(cè)的單元格

7. 注意，要去掉數(shù)字前面的【$】符號(hào)

然后我們來(lái)看看現(xiàn)在的表格，在系別這里點(diǎn)擊“財(cái)經(jīng)系”，然后在專業(yè)下方就會(huì)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的專業(yè)名稱。

快速填充區(qū)域

1. 確認(rèn)無(wú)誤后，刪除單元格內(nèi)容

2. 拖拽單元格右下角的填充柄

3. 使所有被填充區(qū)域都建立二級(jí)下拉列表