數(shù)據(jù)驗(yàn)證的功能用一句話來說就是“禁止在單元格中輸入無效的數(shù)據(jù)”。所謂無效數(shù)據(jù)，就是輸入值不符合我們提前設(shè)定的限定條件，比如我們提前設(shè)定單元格內(nèi)允許輸入數(shù)據(jù)長度為8位，那么當(dāng)我們輸入一個位數(shù)小于8或者大于8的數(shù)據(jù)時都會出現(xiàn)輸入無效的情況。下面我們來看一下數(shù)據(jù)驗(yàn)證的具體用法。

一、數(shù)據(jù)驗(yàn)證窗口介紹。

在選項(xiàng)欄找到“數(shù)據(jù)”—工具欄找到“驗(yàn)證” — 直接點(diǎn)擊“驗(yàn)證”或者通過下拉菜單選擇“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”打開“數(shù)據(jù)有效性”設(shè)置窗口（如下圖）。

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二、有效性條件“整數(shù)/十進(jìn)制/日期/時間/文本長度”的設(shè)置。

這幾類用法是一樣的，通過設(shè)置數(shù)據(jù)的關(guān)系符號和區(qū)間來設(shè)定數(shù)據(jù)有效性。

數(shù)據(jù)關(guān)系符號包括：之間、不介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于，總共8類。以下圖為例，例如我想把F列設(shè)置成只能輸入8位數(shù)字，具體步驟為：選中F列 — 點(diǎn)擊工具欄“驗(yàn)證” — 在“數(shù)據(jù)有效性”窗口選擇“文本長度”，數(shù)據(jù)選擇“等于”，長度填8 — 設(shè)置完成后點(diǎn)擊確定。此時假如我在F列任意單元格輸入任意一個非8位的數(shù)字，則會彈出警告小窗口，提示“要輸入的值必需有一個文本長度等于8”。

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三、有效性條件“列表”的使用。

當(dāng)我們記錄大量數(shù)據(jù)用于后期數(shù)據(jù)分析時，有些列的內(nèi)容是固定的，比如Issue Category的種類有Critical/Functional/Cosmetic-Major/Cosmetic-Minor/Observation五種，如果我們不設(shè)定數(shù)據(jù)驗(yàn)證，那么當(dāng)我們輸入內(nèi)容的時候，很容易出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，不區(qū)分大小寫，有空格等問題，后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析就會不準(zhǔn)確。當(dāng)我們使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證“列表”功能限定單元格輸入內(nèi)容時，只需要通過下拉列表進(jìn)行選擇就可以輸入內(nèi)容，既提高了工作效率，又保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。具體操作如下：選中需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的列 — 點(diǎn)擊“驗(yàn)證” — 選擇“列表” — 選擇“數(shù)據(jù)源” （數(shù)據(jù)源可以提前寫到其他工作表）。由于需要設(shè)定數(shù)據(jù)列表有效性的列比較多，我們可以把所有可能寫在另外一個工作表，選擇數(shù)據(jù)源的時候直接從另一個工作表選擇。

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除了以上用法，數(shù)據(jù)驗(yàn)證還可以自定義，也可以設(shè)置當(dāng)輸入錯誤時彈出提示窗口內(nèi)容！