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如果需要在工作表中查找一些特定的字符串或指定格式的內容，一項項地查看每個單元格就太麻煩了（特別是在一份較大的工作表或工作簿中）。此時，應用Excel提供的查找和替換功能可以方便地解決這個問題。

本篇將詳細介紹Excel【查找與替換】功能中【查找】功能的使用方法。

1.通過【查找和替換】對話框查找數據

在使用電子表格的過程中，常常需要查找某些數據。使用Excel的數據查找功能不但可以快速查找出滿足條件的所有單元格，還可以設置查找數據的格式，進一步提高了編輯和處理數據的效率。

在Excel中查找數據時，可以選擇【開始】選項卡，在【編輯】組中單擊【查找和選擇】下拉列表按鈕，然后在彈出的下拉列表中選中【查找】選項(或按下Ctrl+F鍵)，可以打開【查找和替換】對話框。

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在【查找和替換】對話框的【查找內容】文本框中輸入要查找的數據，然后單擊【查找下一個】按鈕，Excel會自動在工作表中選定相關的單元格，若想查看下一個查找結果，則再次單擊【查找下一個】按鈕即可，如此類推。

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若用戶想要顯示所有的查找結果，則在【查找和替換】對話框中單擊【查找全部】按鈕即可。

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此外，在【查找和替換】對話框的【查找】選項卡中，單擊【選項】按鈕，可以展開查找選項設置區域，在該區域中我們可以為數據查找設置范圍和格式。

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例如。

• 設定搜索范圍：可以按照工作表和工作簿來限定搜索范圍。

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• 設定搜索順序：可以選擇按行或按列搜索，選擇按行，則完成每一行的搜索后，再跳轉到下一行；選擇列則相反。

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• 設置查找范圍。可以細分查找范圍為“公式”、“值”、“批注”。

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• 區分大小寫：Excel在一般情況下，使用【查找】功能的搜索結果是不區分大小寫的，例如Excel和EXCEL，搜索結果是一致的，但在選中此項時，搜索結果將完全匹配所搜目標的大小寫格式。

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• 單元格匹配:在搜索時完全匹配單元格內容，比如搜索“香芍“，在一般的搜索模式中，假如文檔中有包含有這兩個字的記錄，那么搜索出“香芍顆粒”、“香芍顆粒/4g*9袋”都是可能的。但如果選中【單元格匹配】復選框，則只能搜索到包含“香芍”數據的單元格。

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• 設置格式：通過設置【格式】選項，我們可以對搜索目標的格式進行限定。

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下面介紹幾個應用【查找和替換】對話框查找數據的技巧。

2.按顏色查找并求和

以下圖所示的“一月”工作表為例，其中“數量”列中的數據被設置了黃色和藍色兩種填充顏色。

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如果我們需要在I2和I3單元格中分別求出“一月”工作表內填充了藍色和黃色數據的和，就可以通過設置【查找和替換】對話框中的選項參數來實現。

具體方法如下。

<1>按下Ctrl+F鍵打開【查找和替換】對話框，單擊【選項】按鈕，展開選項設置區域。

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<2>單擊【格式】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【從單元格選擇格式】選項。

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<3>單擊I2單元格，獲取其中設置的格式。

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<4>單擊【查找全部】按鈕，查找工作簿中所有填充顏色為“黃色”的單元格。

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<5>按下Ctrl+A鍵選中所有查找到符合條件的數據。

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<6>關閉【查找和替換】對話框，此時工作表中所有填充顏色為“黃色”的單元格將被選中。在【名稱框】中輸入“黃色”，并按下Enter鍵。

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<7>選中I2單元格，輸入公式：=SUM（黃色）

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<8>按下Ctrl+Enter鍵，即可在I2單元格中得到工作表中所有設置了黃色填充的單元格數據的和。

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<9>使用同樣的方法，可以在I3單元格中得到工作表中所有設置了藍色填充顏色單元格數據的和。

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使用類似的方法還可以在表格中根據單元格格式，求符合條件單元格中數據的平均值、最大值或最小值等。

完成以上操作后，當我們需要再次按下Ctrl+F鍵打開【查找與替換】對話框查找其他數據時，只要單擊【格式】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【清除查找格式】命令，即可清除之前操作中設置的查找格式。

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3.利用通配符查找數據

通配符是可以代替文本的符號，在Excel中通配符主要有兩個，分別是問號“？”和星號“*”，其中：

• 星號“*”表示任意（1~N）個字符，例如我們要在表格中查找“香芍顆粒/4g*9袋”，只要在【查找和替換】對話框的【查找內容】文本框中輸入“香*”然后單擊【查找全部】按鈕即可。

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• 問號“？”表示任意一個字符，例如要在表格中查找姓“王”，并且名字是三個字的銷售員，在【查找和替換】對話框的【查找內容】文本框中輸入“王??”然后單擊【查找全部】按鈕即可。

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4.快速選中指定范圍的數據

以下圖所示的表格為例，如果我們需要對表格“金額”列中大于30000的數據設置填充顏色，可以通過【查找與替換】功能來快速實現。

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具體方法如下。

<1>選中需要查找數據的單元格區域后，按下Ctrl+F鍵，打開【查找與替換】對話框，在【查找內容】文本框中輸入“*”然后單擊【查找全部】按鈕。

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<2>在顯示的查找結果中單擊【值】標簽，排序該列數據。

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<3>按住Shift鍵選中大于30000的所有數據。

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<4>關閉【查找與替換】對話框，此時表格【金額】列中所有數值大于30000的單元格都將被選中，單擊【開始】選項卡【字體】命令組中的【填充顏色】下拉按鈕，從彈出的顏色選擇器中選擇一種顏色，即可為選中的單元格設置填充顏色。

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5.在整個工作簿中查找數據

以下圖所示的工作簿為例，該工作簿中包含“一月”、“二月”和“三月”等3個工作表。

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如果我們要快速查找出工作簿中所有工作表內的“香芍顆粒/4g*9袋”數據，并將其用其他顏色(背景顏色)突出顯示，可以執行以下操作。

<1>按下Ctrl+F鍵，打開【查找與替換】對話框，在【查找內容】文本框中輸入“香芍顆粒*”，并單擊【選項】按鈕，顯示選項設置區域。

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<2>在選項設置區域中單擊【范圍】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【工作簿】選項。

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<3>單擊【查找全部】按鈕，即可查找出工作簿所有工作表內包含“香芍顆粒”的單元格。

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<4>按住Shift鍵分別選中“一月”、“二月”和“三月”工作表中所有的查找結果，單擊【開始】選項卡【字體】命令組中的【字體顏色】下拉按鈕，即可為查找到的數據統一設置顏色。

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<5>關閉【查找和替換】對話框后，工作簿效果如下圖所示。

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6.按下Shift鍵逆向查找

當我們按下Ctrl+F鍵打開【查找與替換】對話框，查找表格中的數據時，單擊對話框中的【查找下一個】按鈕可以查找下一條符合查找條件的數據，而按住Shift鍵單擊【查找下一個】按鈕，則可以逆向向上查找符合查找條件的數據。

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7.查找并批量刪除表格中的批注

當我們需要同時刪除表格中的所有批注時，可以在【查找和替換】對話框的【查找內容】文本框中輸入“*”，將【查找范圍】設置為【批注】，單擊【查找全部】按鈕，選中表格中所有包含批注的單元格，然后再執行【刪除批注】命令。具體如下。