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5.文件打印

盡管現在都在提倡無紙辦公，但在具體的工作中將電子文檔打印成紙質文檔還是必不可少的。大多數Office軟件用戶都擅長使用Word軟件打印文稿，而對于Excel的打印，可能就并不熟悉了。下面將介紹一些使用Excel打印文件與文件打印設置的相關知識。

5.1 快速打印Excel文件

如果要快速地打印Excel表格，最簡捷的方法是執行【快速打印】命令。

單擊“快速訪問工具欄”右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【快速打印】命令，在“快速訪問工具欄”中顯示【快速打印】按鈕。

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將鼠標懸停在【快速打印】按鈕上，可以顯示當前的打印機名稱(通常是系統默認打印機)，單擊該按鈕即可使用當前打印機進行打印。

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所謂“快速打印”指的是不需要用戶進行確認即可直接將電子表格輸入到打印機的任務中，并執行打印的操作。如果當前工作表沒有進行任何有關打印的選項設置，則Excel將會自動以默認打印方式對其進行設置，這些默認設置中包括以下內容。

• 打印內容：當前選定工作表中所包含數據或格式的區域，以及圖表、圖形、控件等對象，但不包括單元格批注。
• 打印份數：默認為1份。
• 打印范圍：整個工作表中包含數據和格式的區域。
• 打印方向：默認為“縱向”。
• 打印順序：從上至下，再從左到右。
• 打印縮放：無縮放，即100%正常尺寸。
• 頁邊距：上下頁邊距為1.91厘米，左右頁邊距為1.78厘米，頁眉頁腳邊距為0.76厘米。
• 頁眉頁腳：無頁眉頁腳。
• 打印標題：默認為無標題。

如果用戶對打印設置進行了更改，則按用戶的設置打印輸出，并且在保存工作簿時會將相應的設置保存在當前工作表中。

5.2 合理設置文件打印內容

通常，在打印Excel表格之前，用戶需要預先確定需要打印的內容以及表格區域。具體如下。

選取需要打印的工作表

在默認打印設置下，Excel僅打印活動工作表上的內容。如果用戶同時選中多個工作表后執行打印命令，則可以同時打印選中的多個工作表內容。如果用戶要打印當前工作簿中的所有工作表，可以在打印之前同時選中工作簿中的所有工作表，也可以使用【打印】中的【設置】進行設置。

選擇【文件】選項卡，在彈出的菜單中選擇【打印】選項(或者按下Ctrl+P鍵)，將顯示【打印】選項區域。

【打印】選項區域

在上圖所示的【打印】選項區域中，單擊【打印活動工作表】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【打印整個工作簿】命令，然后單擊【打印】按鈕，即可打印當前工作簿中的所有工作表。

設置打印整張工作表

設置表格打印區域

在默認方式下，Excel只打印那些包含數據或格式的單元格區域，如果選定的工作表中不包含任何數據或格式以及圖表圖形等對象，則在執行打印命令時會打開警告窗口，提示用戶未發現打印內容。但如果用戶選定了需要打印的固定區域，即使其中不包含任何內容，Excel也允許將其打印輸出。設置打印區域有如下幾種方法。

• 選定需要打印的區域后，單擊【頁面布局】選項卡【頁面設置】命令組中的【打印區域】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【設置打印區域】命令，即可將當前選定區域設置為打印區域。

在【在頁面布局】選項卡中設置打印區域

• 在工作表中選定需要打印的區域后，按下Ctrl+P鍵，打開打印選項菜單，單擊【打印活動工作表】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【打印選定區域】命令，然后單擊【打印】命令。

在【打印】選項區域中設置打印選定區域

• 選擇【頁面布局】選項卡，在【頁面設置】命令組中單擊【打印標題】按鈕，打開【頁面設置】對話框，選擇【工作表】選項卡。將鼠標定位到【打印區域】的編輯欄中，然后在當前工作表中選取需要打印的區域，選取完成后在對話框中單擊【確定】按鈕即可

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打印區域可以是連續的單元格區域，也可以是非連續的單元格區域。如果用戶在工作表中選取非連續區域進行打印，Excel將會把不同的區域各自打印在單獨的紙張頁面之上。

設置打印標題

許多數據表格都包含有標題行或者標題列，在表格內容較多，需要打印成多頁時，Excel允許將標題行或標題列重復打印在每個頁面上。

如果希望對表格進行設置，使其列標題及行標題能夠在打印時多頁重復顯示，可以使用以下方法操作。

<1>選擇【頁面布局】選項卡，在【頁面設置】命令組中單擊【打印標題】按鈕，打開【頁面設置】對話框，選擇【工作表】選項卡。

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<2>單擊【頂端標題行】編輯框后的按鈕。

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<3>在工作表中選擇行標題區域，然后按下Enter鍵。

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<4>返回【頁面設置】對話框，單擊【左端標題列】編輯框后的按鈕。

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<5>在工作表中選擇列標題區域，然后按下Enter鍵。

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<6>返回【頁面設置】對話框后單擊【確定】按鈕，在打印電子表格時，顯示縱向和橫向內容的每頁都有相同的標題。

調整打印區域

在Excel中使用【分頁瀏覽】的視圖模式，可以很方便地顯示當前工作表的打印區域以及分頁設置，并且可以直接在視圖中調整分頁。單擊【視圖】選項卡中的【分頁預覽】按鈕(或單擊Excel狀態欄中的【分頁瀏覽】按鈕)，可以進入如下圖所示的分頁預覽模式。

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在上圖所示的【分頁預覽】視圖中，被粗實線框所圍起來的白色表格區域是打印區域，而線框外的灰色區域是非打印區域。

將鼠標指針移動至粗實線的邊框上，當鼠標指針顯示為黑色雙向箭頭時，用戶可以按住鼠標左鍵拖動，調整打印區域的范圍大小。除此之外，用戶也可以在選中需要打印的區域后，右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【設置打印區域】命令，重新設置打印區域。

設置打印分頁符

在分頁瀏覽視圖中，打印區域中粗虛線的名稱為“自動分頁符”，它是Excel根據打印區域和頁面范圍自動設置的分頁標志。在虛線上方的表格區域中，背景下方的灰色文字顯示了此區域的頁次為“第2頁”。

用戶可以對自動產生的分頁符位置進行調整，將鼠標移動至粗虛線的上方，當鼠標指針顯示為黑色雙向箭頭時，按住鼠標左鍵拖動，可以移動分頁符的位置，移動后的分頁符由粗虛線改變為粗實線顯示，此粗實線為“人工分頁符”。

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除了調整分頁符以外，我們還可以在打印區域中插入新的分頁符，具體方法如下。

• 如果需要插入水平分頁符(將多行內容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁符的下一行的最左側單元格，右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，Excel將沿著選定單元格的邊框上沿插入一條水平方向的分頁符實線。如下圖所示，如果希望從第55行開始的內容分頁顯示，則可以選中A55單元格插入水平分頁符。

插入水平分頁符

• 如果需要插入垂直分頁符(將多列內容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁位置的右側列的最頂端單元格，右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，Excel將沿著選定單元格的左側邊框插入一條垂直方向的分頁符實線。如下圖所示，如果希望將D列開始的內容分頁顯示，則可以選中D1單元格插入垂直分頁符。

插入垂直分頁符

如果選定的單元格并非處于打印區域的邊緣，則在選擇【插入分頁符】命令后，會沿著單元格的左側邊框和上側邊框同時插入垂直分頁符和水平分頁符各一條。

若要刪除人工分頁符，用戶可以在選定需要刪除的水平分頁符下方的單元格，或選中垂直分頁符右側的單元格，右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】即可。

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如果用戶希望去除所有的人工分頁設置，恢復自動分頁的初始狀態，可以在打印區域中的任意單元格上右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【重置所有分頁符】命令。

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以上分頁符的插入、刪除與重置操作除了通過右鍵菜單以外，還可以通過【頁面布局】選項卡中的【分隔符】下拉菜單中的相關命令來實現。

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另外，在分頁預覽視圖中設置分頁符后。

分頁預覽視圖下的分頁符

選擇【視圖】選項卡，在【工作簿視圖】命令組中單擊【普通】按鈕（或單擊Excel狀態欄中的【普通】按鈕），將視圖切換到普通視圖模式，分頁符仍將保留顯示。

普通視圖中的分頁符

若用戶不希望在普通視圖模式下顯示分頁符，可以在【文件】選項卡中選擇【選項】命令，打開【Excel選項】對話框，單擊【高級】選項，在【此工作表的顯示選項】中取消【顯示分頁符】復選框的選中狀態。設置不顯示分頁符。

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取消分頁符的顯示并不會改變當前工作表的分頁設置。

對象的打印設置

在Excel的默認設置中，幾乎所有對象都是可以在打印輸出時顯示的，這些對象包括圖表、圖片、圖形、藝術字、控件等。如果用戶不需要打印表格中的某個對象，可以修改這個對象的打印屬性。例如要取消某張圖片的打印顯示，操作方法如下。

<1>選中表格中的圖片，右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇【設置圖片格式】命令。

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<2>打開【設置圖片格式】窗格，選擇【大小與屬性】選項卡，展開【屬性】選項區域，取消【打印對象】復選框的選中狀態即可。

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以上步驟中的快捷菜單命令以及對話框的具體名稱都取決于選中對象的類型。如果選定的不是圖片而是藝術字，則右鍵菜單會相應地顯示【設置形狀格式】命令，但操作方法基本相同，對于其他對象的設置可以參考以上對圖片的設置方法。

如果用戶希望同時更改多個對象的打印屬性，可以在鍵盤上按下Ctrl+G鍵，打開【定位】對話框，在對話框中單擊【定位條件】按鈕。

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在打開【定位條件】對話框中選擇【對象】，然后單擊【確定】按鈕。此時即可選定全部對象，然后再進行詳細的設置操作。

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5.3 調整Excel頁面設置

在選定了打印區域以及打印目標后，用戶可以直接進行打印，但如果我們需要對打印的頁面進行更多的設置，例如打印方向、紙張大小、頁眉頁腳等設置，則需要通過【頁面設置】對話框進行進一步的調整。

【頁面設置】對話框

通常，要在Excel中打開上圖所示【頁面設置】對話框可以執行以下兩種操作：

• 在【頁面布局】選項卡的【頁面設置】命令組中單擊對話框啟動器。

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• 在【文件】選項卡的【打印】選項區域中單擊【打印設置】選項。

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【打印設置】對話框中包括【頁面】、【頁邊距】、【頁眉/頁腳】和【工作表】等4個選項卡。下面介紹其中的一些常用設置。

設置頁面

在【頁面設置】對話框中選擇【頁面】選項卡。在該選項卡中可以進行以下設置。

• 【方向】：Excel默認的打印方向為縱向打印，但對于某些行數較少而列數跨度較大的表格，使用橫向打印的效果也許更為理想。此外，在【頁面布局】選項卡的【頁面設置】命令組中單擊【紙張方向】下拉列表，也可以對打印方向進行調整。

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• 【縮放】：可以調整打印時的縮放比例。用戶可以在【縮放比例】的微調框內選擇縮放百分比，可以把范圍調整在10%~400%之間，或者也可以讓Excel根據指定的頁數來自動調整縮放比例。

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• 【紙張大小】：在該下拉列表中可以選擇紙張尺寸。可供選擇的紙張尺寸與當前選定的打印機有關。此外，在【頁面布局】選項卡中單擊【紙張大小】按鈕也可對紙張尺寸進行選擇。

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• 【打印質量】：可以選擇打印的精度。對于需要顯示圖片細節內容的情況可以選擇高質量的打印方式，而對于只需要顯示普通文字內容的情況則可以相應地選擇較低的打印質量。打印質量的高低影響到打印機耗材的消耗程度。

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• 【起始頁碼】：Excel默認設置為【自動】，即以數字1開始為頁碼標號，但如果用戶需要頁碼起始于其他數字，則可在此文本框內填入相應的數字。例如輸入數字7，則第一張的頁碼即為7，第二張的頁碼為8，以此類推。

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設置頁邊距

在【頁面設置】對話框中選擇【頁邊距】選項卡，可以進行以下設置。

• 設置【頁邊距】：我們可以在【頁邊距】選項卡的上、下、左、右4個方向上設置打印區域與紙張邊界之間的留空距離。

設置表格打印的頁邊距

• 【頁眉】：頁眉微調框內可以設置頁眉至紙張頂端之間的間距，通常此距離需要小于上頁邊距。
• 【頁腳】：頁腳微調框內可以設置頁腳至紙張底端之間的間距，通常此距離需要小于下頁邊距。

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• 【居中方式】：如果在頁邊距范圍內的打印區域還沒有被打印內容填滿，則可以在【居中方式】區域中選擇將打印內容顯示為【水平】或【垂直】居中，也可以同時選中兩種居中方式。在對話框中間的矩形框內會顯示當前設置下的表格內容位置。

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此外，在【頁面布局】選項卡中單擊【頁邊距】按鈕也可以對邊距進行調整，【頁邊距】下拉列表中提供了【上次的自定義設置】、【普通】、【寬】、【窄】和【自定義邊距】等多種設置方式，如下圖所示，選擇【自定義頁邊距】選項后將返回【頁面設置】對話框。

【頁邊距】下拉列表

設置頁眉頁腳

在【頁面設置】對話框中選擇【頁眉/頁腳】選項卡，將顯示如下圖所示的選項區域。

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在【頁眉/頁腳】選項卡中我們可以對打印輸出時的頁眉頁腳進行設置。頁眉和頁腳指的是打印在每張紙張頁面頂部和底部的固定文字或圖片，通常情況下用戶會在這些區域設置一些表格標題、頁碼、時間、Logo等內容。

例如

要為當前工作表添加頁眉，可在【頁眉/頁腳】選項卡中單擊【頁眉】列表框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇一種Excel內置的頁眉樣式，然后單擊【確定】按鈕完成頁眉設置。

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如果Excel內置的頁眉樣式下拉列表中沒有用戶中意的頁眉樣式，也可以單擊【自定義頁眉】按鈕，打開【頁眉】對話框來設計頁眉的樣式。

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在上圖所示的【頁眉】對話框中，用戶可以在左、中、右3個位置設定頁眉的樣式，相應的內容會顯示在紙張頁面頂部的左端、中間和右端。

【頁眉】對話框中各按鈕的含義如下。

• 字體：單擊該按鈕，可以設置頁面中所包含文字的字體格式。
• 頁碼：單擊該按鈕，會在頁眉中插入頁碼的代碼“&[頁碼]”，實際打印時顯示當前頁的頁碼數。
• 總頁數：單擊該按鈕，會在頁眉中插入總頁數的代碼“&[總頁數]”，實際打印時顯示當前分頁狀態下文檔總共所包含的頁碼數。
• 日期：在頁眉中插入當前日期的代碼“&[日期]”，顯示打印時的實際日期。
• 時間：在頁眉中插入當前時間的代碼“&[時間]”，顯示打印時的實際時間。
• 文件路徑及文件名：在頁眉中插入包含文件路徑及名稱的代碼“&[路徑]&[文件]”，會在打印時顯示當前工作簿的路徑以及工作簿文件名。
• 文件名：在頁眉中插入文件名的代碼“&文件”，會在打印時顯示當前工作簿的文件名。
• 標簽名：在頁眉中插入工作表標簽的代碼“&[標簽名]”，會在打印時顯示當前工作表的名稱。
• 圖片：可以在頁眉中插入圖片，例如插入Logo圖片。
• 設置圖片格式：可以對插入的圖片進行進一步的設置。

除了上面介紹的按鈕，我們也可以在頁眉中輸入自己定義的文本內容，如果與按鈕所產生的代碼相結合，則可以顯示一些更符合日常習慣且更容易理解的頁眉內容。例如使用“&[頁碼]頁，共有&[總頁數]頁”的代碼組合，可以在實際打印時顯示為“第幾頁，共有幾頁”的樣式。設置頁腳的方式與此類似。

若要刪除已經添加的頁眉或頁腳，可以在【頁眉/頁腳】對話框的【頁眉/頁腳】選項卡中，設置【頁眉】或【頁腳】列表框中的選項為【無】。

4. 打印設置與打印預覽

打印設置

在【文件】選項卡中選擇【打印】命令，或按下Ctrl+P鍵，打開【打印】選項區域，在該選項區域的【設置】列表框中我們可以對Excel表格的打印方式進行更多的設置。

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例如：

• 【打印機】：在【打印機】區域的下拉列表框中可以選擇當前計算機上所安裝的打印機。如下圖所示，當前選定的打印機是一臺名為Microsoft XPS Document Writer的打印機，這是在Office軟件中默認安裝中所包含的虛擬打印機，使用該打印機可以將當前的文檔輸出為XPS格式的可攜式文件之后再打印。

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• 【頁數】：可以選擇打印的頁面范圍，全部打印或指定某個頁面范圍。

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• 【打印活動工作表】：可以選擇打印的對象。默認為選定工作表，也可以選擇整個工作簿或當前選定區域等。

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• 【份數】：可以選擇打印文檔的份數。

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• 【調整】：如果選擇打印多份，在【調整】下拉列表中可進一步選擇打印多份文檔的順序。默認為123類型逐份打印，即打印完一份完整文檔后繼續打印下一份副本。如果選擇【取消排序】選項，則會以111類型按頁方式打印，即打印完第一頁的多個副本后再打印第二頁的多個副本，以此類推。

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• 打印縮放：單擊【打印】選項區域中【設置】列表框底部的【無縮放】下拉按鈕，在彈出的列表中我們可以設置將工作表內容調整在一頁打印，將工作表所有列調整為一頁或者將工作表所有行調整為一頁，進行打印。

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最后，單擊【打印】選項區域中的【打印】按鈕，我們可以按照當前的打印設置方式進行打印。

此外，在【打印】選項區域中還可以進行【紙張方向】、【紙張大小】和【頁面邊距】的一些設置（這部分內容在前面已經介紹過，這里不再詳細闡述）。

打印預覽

在對Excel進行最終打印之前，用戶可以通過【打印預覽】來觀察當前的打印設置是否符合要求。在【視圖】選項卡中單擊【頁面布局】按鈕（或單擊Excel狀態欄中的【頁面布局】按鈕）可以對文檔進行預覽。

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在【頁面布局】預覽模式下，【視圖】選項卡中各個按鈕的具體作用如下所示。

• 【普通】：返回【普通】視圖模式。
• 【分頁預覽】：退出【頁面布局】視圖模式，以【分頁預覽】的視圖模式顯示工作表。
• 【頁面布局】：進入【頁面布局】視圖模式。
• 【自定義視圖】：打開【視圖管理器】對話框，用戶可以添加自定義的視圖。

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• 【標尺】：【標尺】顯示在編輯欄的下方，拖動【標尺】的灰色區域可以調整頁邊距，取消選中【標尺】復選框將不顯示標尺。

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• 【網格線】：顯示工作表中默認的網格線，取消【網格線】復選框的選中狀態將不再顯示網格線。

取消顯示網格線后的表格打印預覽效果

• 【編輯欄】：輸入公式或編輯文本，取消【編輯欄】復選框的選中狀態將隱藏【編輯欄】。

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• 【標題】：顯示行號和列標，取消【標題】復選框的選中狀態將不再顯示行號和列標。

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• 【顯示比例】：單擊【顯示比例】按鈕后，在打開的對話框中我們可以設置放大或縮小Excel工作表預覽顯示比例。

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• 【100%】：單擊【100%】按鈕將文檔縮放為正常大小的100%。

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• 【縮放到選定區域】：該按鈕用于重點關注的表格區域，使當前選定單元格區域充滿整個窗口。

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此外，在【頁面布局】預覽模式中，拖動【標尺】的灰色區域可以調整頁邊距。

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在【頁面布局】預覽模式下，工作表具有Excel完整的編輯功能，除了調整頁邊距以外，還可以使用編輯欄，也可以像往常那樣切換不同的選項卡對工作表進行編輯操作，在這里所做的改動，同樣會影響工作表中的實際內容。

在預覽模式下，用戶對打印輸出的顯示效果確認之后，即可單擊【快速打印】按鈕打印電子表格。