本篇內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

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2. Excel文件的概念

在正式開始學(xué)習(xí)、使用 Excel 之前，我們需要對(duì) Excel 的一些基礎(chǔ)常識(shí)有一定的了解。

2.1 文件的概念

用計(jì)算機(jī)專業(yè)術(shù)語來說“文件”就是“存儲(chǔ)在磁盤上的信息實(shí)體”。用戶在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，無時(shí)不刻都在各種類型的文件打交道。不同功能的文 件，有不同類型的劃分。在 Windows 操作系統(tǒng)中，不同類型的文件通常會(huì)顯示為不同的圖表，以幫助使用者進(jìn)行區(qū)分。Excel 文件的圖表顯示為一個(gè)綠色的 Excel 圖標(biāo)。

常見的Excel文件

除了圖標(biāo)之外，用于區(qū)別文件類型的另一個(gè)重要的一句就是文件“擴(kuò)展名”。擴(kuò)展名也被稱為“后綴名”，它是完整文件名的一部分。例如，“成績表.xlsx”這個(gè)文件，“.”之后的“xlsx”就是文件的擴(kuò)展名，標(biāo)識(shí)了文件的類型。

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通常情況下，Excel 文件指的是 Excel 工作簿文件，即擴(kuò)展名為“.xlsx”的文件，這是 Excel 最基礎(chǔ)的電子表格文件類型。

但是與 Excel 相關(guān)的 文件類型并非僅此一種，下面將介紹幾種可以通過 Excel 軟件創(chuàng)建的文件類型。

啟用宏的工作簿(.xlsm)

啟用宏的工作簿是一種特殊的工作簿，它是自Excel 2007 以后版本所特有的，是 Excel 2007 和 Excel 2010 基于 XML 和啟用宏的文件格式，用于存儲(chǔ) VBA 宏代碼或者 Excel 宏工作表。

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啟用宏的工作簿擴(kuò)展名為“.xlsm”。從 Excel 2007 以后的版本開始，基于安全的考慮，普通Excel工作簿無法存儲(chǔ)宏代碼，而保存為這種工作簿則可以保留其中的宏代碼。

模板文件(.xltx/.xltm)

模板是用來創(chuàng)建具有相同風(fēng)格的工作簿或者工作表的模型，如果用戶需要使自己創(chuàng)建的工作簿或工作表具有自定義的顏色、文字樣式、表格樣 式、顯示設(shè)置等統(tǒng)一的樣式，可以使用模板文件來實(shí)現(xiàn)。

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加載宏文件(.xlam)

加載宏是一些包含了 Excel 擴(kuò)展功能的程序，其中既包括 Excel 自帶的加載宏程序（如分析工具庫、規(guī)劃求解等），也包括用戶自己活著第三方軟件廠商所創(chuàng)建的加載宏程序（例如自定義函數(shù)命 令等）。加載宏文件（.xlam）就是包含了這些程序的文件，通過移植加載宏文件，用戶可以在不同的計(jì)算機(jī)上使用自己所需功能的加載宏程序。

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網(wǎng)頁文件(.mht、htm)

Excel 可以從網(wǎng)上獲取數(shù)據(jù)，也可以把包含數(shù)據(jù)的表格保存為網(wǎng)頁格式發(fā)布，其中還可以設(shè)置保存為“交互式”網(wǎng)頁，轉(zhuǎn)化后的網(wǎng)頁中保留了使用Excel 繼續(xù)進(jìn)行編輯和數(shù)據(jù)處理的功能。

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Excel 保存的網(wǎng)頁文件分為單個(gè)文件的網(wǎng)頁（.mht或.mhtml）和普通網(wǎng)頁（.htm），這些 Excel 創(chuàng)建的網(wǎng)頁與普通的網(wǎng)頁并不完全相同，其中包含了不少于 Excel 格式相關(guān)的信息。

除了上面介紹的幾種工作簿類型以外，Execl 還支持許多其他類型的文件格式，不同格式的 Excel 文件具有不同的擴(kuò)展名、存儲(chǔ)機(jī)制，如下表所示。

Excel 支持的文件格式說明

2.2 工作簿和工作表的概念

工作簿、工作表和單元格是 Excel 的三大要素。

工作簿

擴(kuò)展名為“.xlsx”的文件就是通常所稱的 Excel 工作簿文件，它是用戶進(jìn)行 Excel 操作的主要對(duì)象和載體。用戶使用 Excel 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表格、在表格中進(jìn)行編輯以及操作完成后進(jìn)行保存等一系列操作的過程大都是在工作簿這個(gè)對(duì)象上完成的。

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工作表

如果把工作簿比作圖書，工作表就相當(dāng)于書本的書頁，工作簿可以由許許多多記錄不同數(shù)據(jù)的工作表組成。

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Excel 2003 版的工作簿可以容納 256 張工作表,Excel 2007 以上版本的工作簿中工作表數(shù)量與當(dāng)前計(jì)算機(jī)的內(nèi)存有關(guān)，只要內(nèi)存充足，就可以不斷創(chuàng)建新的工作表。

2.3 Excel數(shù)據(jù)的類型

Excel 工作表由許多橫條和豎線交叉而成的一排排格子組成，在由這些線條組成的格子中，錄入各種數(shù)據(jù)就構(gòu)成了辦公中所使用的表。

常見的Execl表格

以上圖所示的Excel工作表為例，其最基本的結(jié)構(gòu)是由橫線間隔而出的“行”(Row)與由豎線分隔出的“列”(Column)組成。行、列相互交叉所形成的格子稱為“單元格”(Cell)。

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在上圖所示的 Excel 工作窗口中，一組垂直的灰色標(biāo)簽中的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)了電子表格的“行號(hào)”；而一組水平的灰色標(biāo)簽中的英文字母則標(biāo)識(shí)了表格的“列標(biāo)”。

在工作表中的行號(hào)和列標(biāo)之間，那些灰色的橫線和豎線被稱為“網(wǎng)格線”。通過網(wǎng)格線用戶可以方便地辨別行、列與單元格的位置。在 Excel 默認(rèn)設(shè)置下， 網(wǎng)格線不會(huì)隨著工作表內(nèi)容被打印。

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在工作表中用鼠標(biāo)單擊一個(gè)單元格，即可將其選中，被選中的單元格被稱為“活動(dòng)單元格”。在活動(dòng)單元格中輸入和編輯數(shù)據(jù)是用戶使用 Excel 時(shí)最基礎(chǔ)的操作之一(后面會(huì)結(jié)合實(shí)例和技巧詳細(xì)介紹)。

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在 Excel 中，所有活動(dòng)單元格的默認(rèn)格式為“常規(guī)”。 在其中輸入和保存的數(shù)據(jù)可以包括數(shù)值、日期、文本和公式 4 種基本類型。除此以外，還有邏輯型、錯(cuò)誤值等一些特殊的數(shù)值類型。

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數(shù)值

數(shù)值指的是所代表數(shù)量的數(shù)字形式，例如企業(yè)的銷售額、利潤，商品的進(jìn)貨數(shù)量、庫存量等。

Excel工作表中的數(shù)值型數(shù)據(jù)

數(shù)值可以是正數(shù)，也可以是負(fù)數(shù)，但是都可以用于進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，例如加、減、求和、求平均值等。除了普通的數(shù)字以外，還有一些待用特殊符號(hào)的數(shù)字也被 Excel 理解為數(shù)值，例如百分號(hào)“%”、貨幣符號(hào)“￥”，千分間隔符“,”以及科學(xué)計(jì)數(shù)符號(hào)“E”等。

這里需要注意：
Excel 可以表示和存儲(chǔ)的數(shù)字最大精確到 15 位有效數(shù)字。對(duì)于超過 15 位的整數(shù)數(shù)字，例如 342 312 345 657 843 742（18 位），Excel 將會(huì)自動(dòng)將 15 位以后的數(shù)字變?yōu)榱悖��?342 312 345 657843 000。對(duì)于大于 15 位有效數(shù)字的小樹，則會(huì)將超出的部分截去，如下圖所示。

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因此，對(duì)于超出 15 位有效數(shù)字的數(shù)值，Excel 無法進(jìn)行精確的精算或處理，例如無法比較兩個(gè)相 差無幾的 20 位數(shù)字的大小，無法用數(shù)值的形式存儲(chǔ)身份證號(hào)碼等。用戶可以通過使用文本形式來保存位數(shù)過多的數(shù)字，來處理和避免上面的這些情況，例如，在單元格中輸入身份證號(hào)碼的首位之前加上單引號(hào)“’”，或者先將單元格格式設(shè)置為文本后，再輸入身份證號(hào)碼。

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對(duì)于一些很大或者很小的數(shù)值，Excel 會(huì)自動(dòng)以科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，例如 342 312 345 657 843 會(huì)以科學(xué)計(jì)數(shù)法表示為 3.42312E+14，即為3.42312x1014 的意思，其中代表 10 的乘方大寫字母 E 不可以缺省。

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文本

文本通常指的是一些非數(shù)值型文字、符號(hào)等，例如企業(yè)的部門名稱、員工的考核科目、產(chǎn)品的名稱等。

Excel工作表中的文本型數(shù)據(jù)

除此之外，許多不代表數(shù)量的、不需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算的數(shù)字也可以保存為文本形式，例如電話號(hào)碼、身份證號(hào)碼、股票代碼等。所以，文本并沒有嚴(yán)格意義上的概念。事實(shí)上，Excel 將許多不能理解為數(shù)值（包括日期時(shí)間）和公式的數(shù)據(jù)都視為文本。文本不能用于數(shù)值計(jì)算，但可以比較大小。

日期和時(shí)間

在 Excel 中，日期和時(shí)間是以一種特殊的數(shù)值形式存儲(chǔ)的，這種數(shù)值形式被稱為“序列值”（Series），在早期的版本中也被稱為“系列值”。序列值是介于一個(gè)大于等于 0，小于2,958,466 的數(shù)值區(qū)間的數(shù)值，因此，日期型數(shù)據(jù)實(shí)際上是一個(gè)包括在數(shù)值數(shù)據(jù)范疇中的數(shù)值區(qū)間。

在 Windows 系統(tǒng)中所使用的 Excel 版本中，日期系統(tǒng)默認(rèn)為“1900 年日期系統(tǒng)”，即以 1900 年 1月 1 日作為序列值的基準(zhǔn)日，當(dāng)日的序列值計(jì)為1，這之后的日期均以距基準(zhǔn)日期的天數(shù)作為其序 列值，例如 1900 年 2 月 1 日的序列值為 32，2017 年 10 月 2 日的序列值為 43,010。

Excel中日期對(duì)應(yīng)的序列值

在 Excel 中可以表示的最后一個(gè)日期是 9999 年 12 月 31 日，當(dāng)日的序列值為 2,958,465。

由于日期存儲(chǔ)為數(shù)值的形式，因此它繼承數(shù)值的所有運(yùn)算功能，例如日期數(shù)據(jù)可以參與加、減等數(shù)值運(yùn)算。日期運(yùn)算的實(shí)質(zhì)就是序列值的數(shù)值運(yùn)算。例如要計(jì)算兩個(gè)日期之間相距的天數(shù)，可以 直接在單元格中輸入兩個(gè)日期，再用減法運(yùn)算的公式來求得。

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日期系統(tǒng)的序列值是一個(gè)整數(shù)數(shù)值，一天的數(shù)值單位就是 1，那么 1 小時(shí)就可以表示為 1/24 天， 1 分鐘就可以表示為 1/(24x60)天等等，一天中的每一個(gè)時(shí)刻都可以由小數(shù)形式的序列值來表示。例如中午 12:00:00 的序列值為 0.5（一天的一半），12:05:00 的序列值近似為0.503472。如果輸入的時(shí)間值超過 24 小時(shí)，Excel 會(huì)自動(dòng)以天為單位進(jìn)行整數(shù)進(jìn)位處理。例如 25:01:00，轉(zhuǎn)換為序列值為 1.0423611，即為 1+0.0423611(1天+1 小時(shí) 1 分)。Excel 中允許輸入的最大時(shí)間為9999:59:59:9999。

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將小數(shù)部分表示的時(shí)間和整數(shù)部分所表示的日期結(jié)合起來，就可以以序列值表示一個(gè)完整的日期時(shí)間點(diǎn)。例如 2017 年 10 月 2 日 12:00:00 的序列值為 43,010.5。

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邏輯值

邏輯值是一種特殊的參數(shù)，它只有 TRUE(真)和FALSE(假)兩種類型。

例如，在公式：

=IF(A3=0,"0",A2/A3)

“A3=0”就是一個(gè)可以返回 TRUE(真)或FLASE(假)兩種結(jié)果參數(shù)。當(dāng)“A3=0”為 TRUE 時(shí)，在公式返回結(jié)果為“0”。

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否則返回“A2/A3”的計(jì)算結(jié)果。

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邏輯值之間進(jìn)行四則運(yùn)算，可以認(rèn)為 TRUE=1，F(xiàn)LASE=0，例如：

TRUE+TRUE=2
FALSE*TRUE=0

邏輯值與數(shù)值之間的運(yùn)算，可以認(rèn)為 TRUE=1， FLASE=0，例如：

TRUE-1=0
FALSE*5=0

在邏輯判斷中，非 0 的不一定都是 TRUE，例如公式：

=TRUE<>

如果把 TRUE 理解為 1，公式的結(jié)果應(yīng)該是 TRUE。但實(shí)際上結(jié)果是 FALSE，原因是邏輯值就是邏輯值，不是 1，也不是數(shù)值，在 Excel 中規(guī)定，數(shù)字<><邏輯值，因此應(yīng)該是 true="">5。

總之，TRUE 不是 1，F(xiàn)ALSE 也不是 0，它們不是數(shù)值，它們就是邏輯值。只不過有些時(shí)候可以把它“當(dāng)成”1 和 0 來使用。但是邏輯值和數(shù)值有著本質(zhì)的不同。

錯(cuò)誤值

經(jīng)常使用 Excel 的用戶可能都會(huì)遇到一些錯(cuò)誤信息，例如“#N/A!”、“#VALUE!”、等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié) 果，Excel 將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值。例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格等。

公式

公式是 Excel 中一種非常重要的數(shù)據(jù)，Excel 作為一種電子數(shù)據(jù)表格，其許多強(qiáng)大的計(jì)算功能都是通過公式來實(shí)現(xiàn)的。

公式通常都是以“=”號(hào)開頭，它的內(nèi)容可以是簡單的數(shù)學(xué)公式，例如：

=16*62*2600/60-12

也可以包括 Excel 的內(nèi)嵌函數(shù)，甚至是用戶自定義的函數(shù)，例如：

=IF(F330,"50 元","20 元"))

用戶要在單元格中輸入公式，可以在開始輸入的時(shí)候以一個(gè)等號(hào)“=”開頭表示當(dāng)前輸入的是公式。除了等號(hào)以外，使用“+”號(hào)或者“-”號(hào)開頭也可以使 Excel 識(shí)別其內(nèi)容為公式，但是在按下 Enter 鍵確認(rèn)后，Excel 還是會(huì)把公式的開頭自動(dòng)加上“=”號(hào)。

當(dāng)用戶在單元格內(nèi)輸入公式并確認(rèn)后，默認(rèn)情況下會(huì)在單元格內(nèi)顯示公式的運(yùn)算結(jié)果。公式的運(yùn)算結(jié)果，從數(shù)據(jù)類型上來說，也大致可以區(qū)分為數(shù)值型數(shù)據(jù)和文本型數(shù)據(jù)兩大類。選中公式所在的單元格后，在編輯欄內(nèi)也會(huì)顯示公式的內(nèi)容。

在Excel中使用公式