下面所示的數據報表，這個表格看起來很直觀，但它不是一個數據清單，因為在A列商品類別中，存在合并單元格，而且某些行沒有相應的數據。

　　我們為了能夠利用數據透視表進行匯總分析，需要將下面的工作表進行整理。

　　具體操作步驟如下介紹：

　　第一步，選中A列所有的合并單元格，即A1：A15區域，單擊工具欄中的“合并及居中”按鈕，就可以取消所有的合并單元格。

　　第二步，再次選中A1：A15區域，按下F5鍵，打開“定位”對話框，單擊“定位條件”，選中“空值”，就可以一次性選中A列數據區域的所有空白單元格。

　　第三步，在選擇這些空白單元格的狀態下，直接輸入“=A2”，然后按下“CTRL+ENTER”鍵，即可迅速的將A列數據區域的所有空白單元格填充為與上一個單元格相同的數據。

　　第四步，選中A列的A1：A15數據區域，按下CTRL+C鍵復制，然后單擊“編輯”下的“選擇性粘貼”，選中“數值”單選按鈕，單擊確定按鈕。這樣就把A列的所有公式轉換為結果了。這樣處理的好處是防止以后在進行數據處理時損壞公式而導致無法在A列得到正確的數據。