Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦編寫的一款電子表格軟件。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的個人計算機數(shù)據(jù)處理軟件。
在討論甘特圖的制作之前，如果你還不了解甘特圖，那么我們簡單花一點篇幅來談?wù)劄槭裁次覀冃枰侍貓D。甘特圖的名字看著不明所以，其實「甘特」兩字是其英文名 Gantt Chart 中 Gantt 的音譯，是因為這種圖形化的表達方式，最早是由 Henry Gantt 創(chuàng)造的，就以他的名字來命名了。
如果你經(jīng)手管理過一個規(guī)模稍大的項目，那么對于甘特圖可能就不會陌生。要了解為什么甘特圖在項目管理中必不可少，和它的形態(tài)是密不可分的，一般來說它分為兩塊區(qū)域：
左側(cè)任務(wù)區(qū)： 會列出項目中所有任務(wù)和事項的名稱，以及可以按需要添加任務(wù)的一些基本屬性，如責(zé)任人、分類等等；右側(cè)圖表區(qū)： 會按照每個項目的開始與結(jié)束時間，繪制橫向的柱形圖，從而形成一幅整體的圖形，展示每個任務(wù)所占用的周期；
了解了甘特圖的樣子，就不難想到為什么它在項目管理中非常有用，主要有三點：
計劃與展示項目的全貌： 制作甘特圖的基礎(chǔ)，是對項目進行拆解，把大的任務(wù)分解成一個個更小的單元，以及明確任務(wù)的開始與結(jié)束時間、責(zé)任人、優(yōu)先級等屬性。通過制作甘特圖，不僅可以迫使項目管理人員完成項目的計劃，更可以讓項目中的每一個成員，通過甘特圖了解項目的全貌，從而有更強的目標感，而不再只是整個項目中的一個小螺絲釘。更清晰的時間周期規(guī)劃： 甘特圖通過橫向的柱狀圖，展示了每個項目的開始與結(jié)束時間，相比起單純的列出時間，這種圖形化的展示對我們理解項目的周期更加友好。人是非常視覺性的動物，我在《日歷 App 的巔峰對決：Fantastical 2 vs Calendars 5 對比評測》一文中也提到過，Calendars 5 之所以能夠作為 Fantastical 2 的一個重要補充，是在于它的視圖的多樣性。甘特圖也是同樣的道理，2019/11/11 - 2019/11/20 你可能需要反應(yīng)一下這其中是 10 天，但通過甘特圖的圖形化展示，你能直觀地通過圖像，一眼知道這是一個剛好從周一開始，橫跨一周半的任務(wù)事項。追蹤任務(wù)的進度： 甘特圖不僅僅可以用于展示項目的計劃，在項目的實施階段，甘特圖也可以追蹤項目的實際進展，并通過圖形化的方式，與原先項目的計劃進行對比，清晰地了解每個任務(wù)是提前了，還是如期完成，或者延后了。 為什么選擇 Excel 作為制作甘特圖的工具 制作甘特圖有許多種方式和工具。從這一點上來說，可以首先分為兩個大的工具選擇方向：專業(yè)軟件，或是「萬金油」Excel。
先來談?wù)剬I(yè)軟件吧。像 Microsoft Project、OmniPlan 這樣的工具，都能夠用于制作甘特圖。除此之外，越來越多的在線服務(wù)工具也開始支持甘特圖，例如 Worktile、輕流等等。它們有些功能的確非常強大，有些可以生成非常美觀的甘特圖，的確也是不少項目經(jīng)理的首選。
不過，弊端也同樣明顯：
不利于分享和修改： 這些專業(yè)軟件大多是付費的，而且顯然，它們并不是那一類人人必備的軟件。因此，當(dāng)你想分享項目甘特圖時，往往只能另存為圖片，別人拿到手后，只能看不能改。在項目管理越來越強調(diào)團隊協(xié)作的今天，專業(yè)工具反而變成了一種無形的門檻。自定義程度不夠： 這類工具的功能的確非常強大，例如項目的基線制定、變更追蹤、任務(wù)估算……光看名字，你都不一定知道這些是干什么的。但是功能的強大卻并不一定等同于你的需求。相反，它們的自定義程度往往不夠高，導(dǎo)致很多時候只能由你適應(yīng)于工具，而不是讓工具為你服務(wù)。不管是 OmniPlan 還是 Microsoft Project，在甘特圖中對不同屬性的任務(wù)篩選，都不如 Excel 中的自定義程度高。 因此，在我的實踐中，Excel 一直是我用來制作甘特圖的首選。作為 Office 三件套之一，幾乎不用擔(dān)心 Excel 的普及性。同時，Excel 的自定義程度更高，只要花一點時間和精力，你完全可以按需打造出最適合你的甘特圖模板。
不過，用 Excel 來制作甘特圖，也有常見的三種套路：
第一種是樸實派 ：他們只是利用了 Excel 的普及性，但整個甘特圖完全靠手工繪制，十分麻煩。想像一下，如果你的甘特圖有幾十項細分任務(wù)，你要自己按時間軸，拉選不同的區(qū)域，進行幾十次填充上色操作。 第二種是圖表派 ：如果你搜索 Excel 制作甘特圖的教程，網(wǎng)上分享的方法，大多都是維護好源數(shù)據(jù)后，使用 Excel 中的圖表來生成甘特圖。這種方法的操作步驟也十分繁瑣，而且只側(cè)重于展示圖形，卻忽略了甘特圖中的任務(wù)列表，對任務(wù)的展示非常不友好。 第三種是模板派 ：模板派非常簡單，一次性搭建出一個好用的模板，每次有新的項目，只需要在模板中修改內(nèi)容即可。這個模板可以按照我們真正的需求，進行量身定做。
Excel整體界面趨于平面化，顯得清新簡潔。流暢的動畫和平滑的過渡，帶來不同以往的使用體驗。
