Excel如何按類別篩選前N名一例

通常在Excel中篩選數(shù)據(jù)時(shí)是針對(duì)某列進(jìn)行的，有時(shí)需要在篩選時(shí)同時(shí)考慮其他列，如按類別進(jìn)行篩選。例如在下圖所示的表格中，A列列出了各銷售部門，C列為各銷售人員的銷售額，現(xiàn)在需要篩選出各“銷售部門”前5名的銷售人員。

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??? 假如數(shù)據(jù)在A2:C60區(qū)域中，以Excel 2010為例，方法如下：

??? 方法一：輔助列+公式

??? 1.以D列為輔助列，在D2單元格中輸入公式：

??? =SUMPRODUCT(($A$2:$A$60=A2)*($C$2:$C$60>C2))+1

??? 然后向下填充公式至D60單元格，會(huì)返回D列各部門銷售人員的銷售額排名。

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??? 2.對(duì)D列進(jìn)行自定義篩選。

??? 選擇D2單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊“篩選”。單擊D2單元格出現(xiàn)的篩選箭頭，選擇“數(shù)字篩選→小于或等于”，在彈出的對(duì)話框中“小于或等于”右側(cè)的文本框中輸入“5”后確定。

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??? Excel即可篩選出各部門銷售額排名前5位的數(shù)據(jù)。

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??? 3.上圖中雖列出前5位數(shù)據(jù)，但沒有按銷售額從高到低排列。要得到這樣的結(jié)果，只需以A、D列為主要和次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序即可。方法是：

??? 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域的某個(gè)單元格，在“排序和篩選”組中單擊“排序”按鈕，彈出“排序”對(duì)話框，在“主要關(guān)鍵字”后的下拉列表中選擇“銷售部門”，單擊“添加條件”按鈕，增加第二個(gè)排序條件，將“次要關(guān)鍵字”設(shè)置為“銷售額”，“次序”設(shè)置為“降序”，單擊“確定”。

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??? 最終的篩選、排序結(jié)果如下圖。

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??? 方法二：使用數(shù)據(jù)透視表

???1. 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“表格”組中單擊“數(shù)據(jù)透視表→數(shù)據(jù)透視表”，在彈出的對(duì)話框中單擊“確定”創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

??? 2.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中將三個(gè)字段全部選中，Excel會(huì)自動(dòng)將“銷售部門”、“銷售人員”字段放入行標(biāo)簽區(qū)域，將“銷售額”放入數(shù)值區(qū)域。如果是Excel 2003，則分別將三個(gè)字段拖入到相應(yīng)的區(qū)域。

??? 3.右擊數(shù)據(jù)透視表中的某個(gè)銷售人員姓名，在彈出的右鍵菜單中選擇“篩選→前10個(gè)”。

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??? 4.彈出“前10個(gè)篩選”對(duì)話框，將默認(rèn)的數(shù)字“10”改為“5”。

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????單擊“確定”，Excel將篩選出各“銷售部門”銷售額前5名的銷售人員。

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??? 5.按銷售額從高到低排序：選擇某個(gè)銷售額，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊“Z→A”按鈕即可。如果不需要分類匯總，可選擇數(shù)據(jù)透視表后，在“數(shù)據(jù)透視表工具-選項(xiàng)”選項(xiàng)卡的“布局”組中單擊“分類匯總→不顯示分類匯總”。

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??? 如果是Excel 2003，從上述第3步開始可進(jìn)行如下設(shè)置：右擊數(shù)據(jù)透視表中的某個(gè)銷售人員姓名后選擇“字段設(shè)置”，彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框，單擊“高級(jí)”按鈕。

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??? 在“數(shù)據(jù)透視表高級(jí)選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自動(dòng)排序選項(xiàng)”下，選擇“降序”，在“自動(dòng)顯示前10項(xiàng)”下選擇“打開”，將數(shù)字“10”改為“5”。

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??? 單擊兩次“確定”后得到最終的分類篩選結(jié)果。

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??? 要取消分類匯總，在上述“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，將“分類匯總”設(shè)置為“無(wú)”即可。