在往Excel中錄入數(shù)據(jù)時，有時會遇到大量的重復(fù)數(shù)據(jù)，比如有這么一個工作表，第一列顯示任務(wù)名，第二列顯示任務(wù)執(zhí)行者，第三列顯示執(zhí)行者的性別，其中任務(wù)執(zhí)行者為固定的幾個人交替執(zhí)行，性別顯然不是男就是女，也是重復(fù)性的。遇到類似這種情況，就可以通過Excel數(shù)據(jù)有效性的設(shè)定，既可避免重復(fù)輸入，又能確保不會出錯。

首先將光標(biāo)移到“性別”一列的頂部，這時光標(biāo)變成向下的箭頭，此時點擊將全選這一整列。

切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，點擊其中的“數(shù)據(jù)驗證”，從下拉菜單中繼續(xù)點擊“數(shù)據(jù)驗證”。

在彈出的數(shù)據(jù)驗證對話框中，將驗證條件中“允許”設(shè)置為“序列”，并在來源中直接輸入“男,女”（不含外側(cè)引號，中間以英文逗號隔開）。

現(xiàn)在在輸入性別時，不用一個一個手動輸入，只需要點擊下拉按鈕，然后從下拉項中直接選擇就可以了。

擴展技巧1：

除了上述直接輸入可選項外，還有一種方法，就是在Excel表格的某處先行輸入各選項。然后同上操作，全選“執(zhí)行者”這一列，并調(diào)出數(shù)據(jù)驗證對話框，設(shè)置驗證條件為“序列”。在“來源”一項中，此處不再直接手工輸入，而是點擊其右側(cè)的彩色按鈕，然后選中表格中已經(jīng)錄入好的數(shù)據(jù)項，這幾個數(shù)據(jù)項的位置將自動顯示在數(shù)據(jù)驗證框中，再次點擊其右側(cè)的彩色按鈕確認，返回到數(shù)據(jù)驗證完整對話框中，點擊“確定”即可。

此時在“執(zhí)行者”，不需要一個一個輸入執(zhí)行者姓名，點擊下拉按鈕然后進行選擇就可以啦。

擴展技巧2：

如果強行輸入已經(jīng)設(shè)置好的數(shù)據(jù)驗證之外的數(shù)值，系統(tǒng)就會彈出警告，指數(shù)據(jù)驗證不匹配，以確保輸入的正確。

如果覺得上述提示框中的警告過于生硬，其實你還可以定制自己的提示語。在數(shù)據(jù)驗證對話框中，切換到“出錯警告”，可以選擇警告的樣式，也可以隨意設(shè)置警告提示語。

怎么樣，這個Excel的數(shù)據(jù)驗證是不是很有用？對了，這一功能在WPS中同樣適用，不過在WPS里，它叫作“數(shù)據(jù)有效性”。