職工辦理退休為什么需要檔案,需要審查檔案的什么內容？

很高興回答您的問題。

很多人都不重視人事檔案，也不清楚人事檔案與退休待遇有哪些關聯，在無形中可能錯過或失去一部分退休待遇認定和審批的機會，直接導致自己養老金比身邊的同事低很多。人事檔案記載了一個人“三齡兩歷一身份”等各種材料，在辦理退休時：基本養老金的計算與人事檔案的記載密切相關。它是工齡認定的依據、歷史證明的依據、身份證明的依據、是核準退休待遇證明的依據，甚至國有企業退休人員社會化也需要人事檔案。現結合多年辦理退休管理工作經驗，為您解答。

第一部分 ： 職工辦理退休為什么需要檔案

一、基本養老金與人事檔案密切相關

首先：咱們看一看基本養老金是如何計算的，主要受哪些因素影響。

（一）基本養老金的構成

基本公式：養老金=統籌養老金+個人賬戶養老金+（過渡性養老金）。

法規依據：

1.《社會保險法》第十五條規定，基本養老金由統籌養老金和個人賬戶養老金組成。

2.《關于改革城鎮企業職工基本養老金計發辦法的通知》【遼勞社發（2006）81號】

建立個人賬戶前參加工作，2006年1月1日后退休的人員，在發給基礎養老金和個人賬戶養老金的基礎上，再發給過渡性養老金。【過渡性養老金的界定期限根據各省自治區直轄市規定執行，遼寧的文件僅作參考】

（二）統籌待遇計算

1.（統籌）養老金=基礎（統籌）養老金的計算基數×全部繳費年限×1%。

2.基礎養老金計算基數=【退休時上年市在崗職工月平均工資+退休時上年市在崗職工月平均工資×（市指數和÷繳費年限）】÷2；

3.市指數是指本人每年繳費工資與當年市在崗職工平均工資之比的和。

分析：基本養老金根據個人累計繳費年限、視同繳費年限、繳費工資、當地在崗職工平均工資核算核定。全部繳費年限=累計繳費年限+視同繳費年限。累計繳費年限是指實際繳費年限。

（三）賬戶待遇的計算

個人帳戶養老金=個人帳戶儲存額÷個人帳戶養老金計發月數

分析：個人帳戶養老金計發月數執行全國統一規定數據。退休年齡越高，個人帳戶養老金計發月數越少。

（四）過渡待遇

過渡性養老金=基礎養老金的計算基數×[視同年限+折算年限]×1.4%

分析1：視同年限（視同繳費年限）是指當地啟動個人社保繳費制度之前的，經由當地人社機關依法確認的連續工作年限（也稱工齡確認）。

知識點：涉及視同繳費年限認定的特殊群體有哪些

（1）固定職工。在實行企業和職工個人共同繳納基本養老保險費制度之前，按國家規定計算為連續工齡的時間，都可以作為“視同繳費年限”，并且可以與實際“繳費年限”合并計發養老保險金。

（2）機關事業單位正式職工。當他們調入企業后，應參加企業職工基本養老保險，其原有的工作年限視同繳費年限；其中：機關單位正式職工（到企業前已被開除、除名和判刑，原機關工作時間不計算連續工齡的不在此列）。

（3）復員退伍軍人、城鎮下鄉知識青年被招為合同制工人。當他們參加基本養老保險以后，其軍齡及下鄉期間按國家規定計算為連續工齡的年限，可作為視同繳費年限。

分析2：折算年限系指特殊工作崗位工作年限的折算年限，最高不得超過五年。

1.上述年限是指實際工作年限。特殊工種折算年限計算方法為：有毒有害崗位2年折1年工齡，計算系數為0.5；井下、高溫崗位4年折1年工齡，計算系數為0.25。

2.折算工齡。其折算后增加的視同繳費年限，最長不得超過5年。實行基本養老保險制度改革并建立個人帳戶之后，職工從事特殊工種的工作年限在計發養老保險待遇時不應再折算工齡。

3.高溫的溫度要求。從事高溫工作是指經常在攝氏38度和熱輻射強度3卡以上場所工作。

知識點：

1.特殊工種的工作年限要求。按特殊工種退休條件辦理退休的職工，從事高空和特別繁重體力勞動的必須在該工種崗位上工作累計滿10年，從事井下和高溫工作的必須在該工種崗位上工作累計滿9年，從事其他有害身體健康工作的必須在該工種崗位上工作累計滿8年。只有具備上述年限要求，方可辦理特殊工種退休。

2.特殊工種退休有年齡條件要求。退休年齡為男年滿55周歲、女年滿45周歲；

小結：影響基本養老金的主要因素有3點，以下3個因素與基本養老金成正比關系。

1. 個人帳戶儲存額。

2. 本人每年繳費工資與當年市在崗職工平均工資之比（繳費基數比例）。

3. 繳費年限（含實際繳費年限、視同繳費年限和特殊工種崗位折算年限）。

分析：上述3種因素中：繳費年限（視同繳費年限和折算年限）的認定需要人事檔案。

原則上，員工辦理退休時，退休管理審批部門要對視同繳費年限和特殊工種崗位的折算年限的認定和審查，而審核的依據，主要就來源于人事檔案的記載。

1.一般人事檔案沒有關于知青、復員軍人、社保制度建立前的參加工作等相關記載，則無法認定視同繳費年限。

2.人事檔案沒有特殊工種的記載，也提供不出其他輔助檔案證據，則也無法辦理特殊工種退休。

二、人事檔案是歷史證明的重要依據

（一）身份證與檔案記載出生日期不一致，需要人事檔案

我們在辦理退休過程中，經常遇到類似現象。根據勞社部發【1999】8號文件規定：對職工出生時間的認定，實行居民身份證與職工檔案相結合的辦法。當本人身份證與檔案記載的出生時間不一致時，以本人檔案最先記載的出生時間為準。

實際操作過程中，應如何處理呢？

比如張三實際出生時間1960年7月，檔案記載1965年7月，那么2020年7月是無法退休的。他可通過查詢本人最早的人事檔案記載，如果無法解決，還可通過查詢父母、兄弟姐們人事檔案的方式來解決。

（二）知青、復員軍人等材料證明的依據

我們在辦理退休過程中，也會涉及到知青、復員軍人工齡認定的問題。由于此類人員屬于特殊人群，檔案材料形成年代久遠，如果人事檔案中沒有記載，一般很難確定具體上山下鄉和參軍入伍的時間，此時間段的工齡也就無法認定。

三、人事檔案是職工干部身份證明的依據

女職工退休年齡為50歲，女干部退休年齡為55歲，一般情況下，女職工是不能按照55歲退休的。在界定女職工和女干部的身份時，退休管理審批部門要對人事檔案進行審核，確定是否符合干部身份。

四、人事檔案是親屬關系證明的依據

退休人員死亡辦理喪葬費、撫恤金、遺屬費需要用到人事檔案。通過查詢人事檔案，確定親屬身份。另外，在辦理遺產繼承和財產公證也需要查詢人事檔案，用來確認：母子關系、父子關系。

五、人事檔案是核準其他退休待遇的依據

（一）關于中、高級職稱和勞模加發待遇的界定，需要用到人事檔案。

比如：按照沈陽市政府1998年【第16號】令文件規定：對本規定實施前獲得全國、省市勞動模范稱號，退休時仍然保持榮譽的或具有高、中級專業技術職稱的人員，其從事專業技術和科技管理工作男滿三十年、女滿二十五年，除按本規定第十八條享受基本養老保險金外，另按下列標準增加過渡性養老金：全國勞動模范增加50元；省、市勞動模范和高級專業技術人員增加25元；中級專業技術人員增加15元。

（二）退休人員領取獨生子女費，需要用到人事檔案。

比如：按照《沈陽市人民政府辦公廳關于印發沈陽市獨生子女父母退休補助費發放實施方案的通知》（沈政辦發[2011]122號）文件要求：具有我市城鎮戶籍、已領取《獨生子女父母光榮證》的居民，符合下列條件之一者：1.在關停企業退休未領取獨生子女父母退休補助費的；2.因破產、轉制、撤銷、分流等原因與企業脫離勞動關系后退休，未領取獨生子女父母退休補助費的。符合上述條件人員，可領取獨生子女費。獨生子女費的發放標準一般為每人一次性發放2000元，或每人每月發放10元。

六、人事檔案是國有企業退休人員社會化的重要組成部分

根據《中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發〈關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見〉的通知》(廳字[2019]19號)文件規定：2020年年底前,集中力量將尚未實行社會化管理的國有企業已退休人員移交街道和社區實行社會化管理。

比如：沈陽對于國有企業退休人員社會化移交工作中明確要求，應將退休人員的人事檔案移交企業所在地的檔案管理部門。如果沒有人事檔案，此項工作將無法正常開展。

第二部分 需要審查檔案的什么內容？

一、審查人事檔案中關于視同繳費年限和折算年限的證明材料。

比如：知青上山下鄉證明材料、參軍入伍和復原退伍證明材料、特殊工種證明材料（保健津貼、職工工資審批表）、工齡確定表等能夠證明繳費年限的所有材料。

二、審查關于本人檔案最先記載的出生時間有關材料。

比如：入團志愿書、畢業生登記表等。

三、審查職工身份和干部身份的證明有關材料。

比如干部任免審批表、轉正定級表等。

四、審查關于中、高級職稱和勞模記載的有關材料。

比如職稱呈報表、獎勵證書等。

五、審查遺屬費、遺產繼承等公正時需提供檔案中有關家庭成員記載材料。

比如：職工履歷表等。

六、在做國有企業退休人員社會化移交中，需要審查退休人員的檔案材料。

審核材料齊全，方可完成檔案移交。比如：工齡確定表、退休審批表等有關材料。

總結：

1.隨著時代發展，數字化檔案必將是未來的大勢所趨。但是人事檔案的存在必然有它的合理性，而且紙質檔案形成年代久遠，很難篡改，即使篡改，無論從筆跡、紙張顏色等方面都可以判斷真偽。而數字化檔案修改起來很容易，如果通過數字化檔案辦理退休，會給退休審批部門造成很大困擾，難以辨別真偽。

2.人事檔案與退休人員的各項待遇息息相關，在短時間內還無法用數字化檔案所取代。因此，退休審批過程中仍然需要用到人事檔案。相信隨著科技進步，很多問題都會得到解決，也盼望這一天早日到來。

3.希望更多的退休人員能夠樹立檔案意識，千萬不要因為對于檔案的無知，而遺漏掉應該屬于你的退休待遇。

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